Für die meisten Berufspendler ist die erste Septemberwoche ein Albtraum. Die Ferien sind vorbei und mit ihnen die angenehm leeren Züge, Busse und U-Bahnen am frühen Morgen. Es wimmelt wieder mit Arbeitern, Lehrern und Schulkindern, die aus den Ferien zurück sind. Pendeln ist niemals wirklich schön, aber im September ist es definitiv am schlimmsten. Wir ärgern uns zwar oft, dass wir beim Pendeln so viel Zeit verschenken, aber nur Wenige beschäftigen sich mit der offensichtlichen Lösung des Problems: Telearbeit.

Telearbeit: Spart Zeit

Millionen Pendler setzen sich allmorgendlich hautnah mit der Körperhygiene wildfremder Menschen auseinander, während sie auf dem Weg von Zuhause ins Büro wertvolle Lebenszeit verschwenden. Sie kommen montags müde, zerknautscht und frustriert im Büro an. Laut BBC pendeln mehr als 3,7 Millionen Menschen in Großbritannien jeden Tag länger als zwei Stunden. Es ist an der Zeit, dass wir uns – oder eher unsere Chefs – fragen, ob wir im Büro wirklich persönlich anwesend sein müssen.

Laut BBC pendeln mehr als 3,7 Millionen Menschen in Großbritannien jeden Tag länger als zwei Stunden.

Um das in die richtige Perspektive zu rücken: Fast 50 % der Menschen, die in London arbeiten, verbringen jeden Monat einen ganzen Tag mit der Fahrt zur Arbeit und einen weiteren ganzen Tag mit der Fahrt nach Hause.

Wer der Telearbeit skeptisch gegenübersteht, glaubt, dass es schwierig wäre, Mitarbeiter im Home Office zu kontrollieren. In der Tat ist das oft der ausschlaggebende Grund, dass Mitarbeiter im öffentlichen Dienst nicht aus dem Home Office arbeiten dürfen. Viele Manager befürchten, dass ihre Mitarbeiter zu Hause auf dem Sofa Kaffee trinken und fernsehen.

Telearbeit: Rettet unsere Erde

Jedoch ist die Flexibilität von Telearbeit für Arbeitnehmer zweifelsohne äußerst attraktiv. Ein entspannteres Arbeitsumfeld kann auch der Kreativität zugutekommen. Die Arbeitnehmer erreichen eine bessere Work-Life-Balance und sind weniger anfällig für Stress oder emotionale Belastungen. Weniger Pendler verbessern zudem unsere Ökobilanz. Wer nicht pendelt, stellt auch keine Belastung für die Umwelt dar.

Ein Unternehmen profitiert von produktiveren Arbeitnehmern, vermindert die Fluktuation bei seinen Mitarbeitern und reduziert die Kosten für Arbeitsplätze in hochwertigen Immobilien.

Wie können wir aber dafür sorgen, dass den Mitarbeitern bei aller Flexibilität nicht die Decke auf den Kopf fällt und dass sie nicht den heimischen Versuchungen erliegen? Hier sind drei Tipps, wie die Arbeitnehmer ihre Produktivität im Home Office maximieren können.

Atmosphäre

Auch wenn Sie zu Hause sind, ziehen Sie sich an! Es muss keine formelle Geschäftskleidung sein, aber eben auch kein Morgenmantel oder Pyjama. So vermeiden Sie nicht nur, dass der Videoanruf eines Kunden peinlich werden könnte. Wenn Sie sich anziehen und fertigmachen, bereiten Sie auch Ihren Geist auf den Arbeitstag vor. In Ihrer Wohnung ist möglicherweise kein Raum für ein separates Büro, aber ein ordentlicher Schreibtisch ist unverzichtbar. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz von Ihrem Wohnbereich abgrenzen, können Sie fokussiert und produktiv arbeiten.

Viele Köche verderben den Brei

Wenn Sie nicht alleine wohnen, insbesondere, wenn Sie Kinder haben, sorgen Sie dafür, dass die Aufsicht der Kinder nicht an Ihnen hängt. Gehen Sie sicher, dass alle verstehen, dass Sie im Home Office arbeiten und keine Zeit für den Haushalt haben. Wenn Sie kleine Kinder oder Haustiere haben, kann es sinnvoll sein, die Tür hinter sich abzuschließen, um peinliche Störungen zu vermeiden – damit es Ihnen nicht ergeht wie Robert Kelly in einem BBC Interview.

Sie müssen nicht versuchen, die Formalität von offenen Büroräumen nachzubilden, aber es ist durchaus notwendig, den persönlichen Bereich vom beruflichen Bereich zu trennen. Diese Abgrenzung nützt Ihrer Aufmerksamkeit und hilft Ihnen gleichzeitig, sich zu entspannen, wenn Sie Feierabend haben.

Zur richtigen Arbeitsatmosphäre gehört auch, zu wissen, wann die Arbeitszeit endet. Telearbeiter machen tendenziell weniger Pausen, fangen früher an zu arbeiten und machen später Schluss als andere Arbeitnehmer. Es braucht ein hohes Maß an Selbstdisziplin, um nicht in ein 24/7-Arbeitsmuster zu rutschen. Damit Sie im Home Office fit bleiben, ist es wichtig, soweit wie möglich konsequente, regelmäßige Arbeitszeiten einzuhalten. Darauf zu achten, ist Teil der Sorgfaltspflicht jedes Unternehmens gegenüber seiner Mitarbeiter.

Kommunikation

Unbeantwortete Nachrichten und Anrufe sind in jedem Unternehmen ein Warnsignal, aber wenn Sie im Home Office arbeiten, trifft das noch stärker zu. In Unternehmen, die Instant Messaging Services nutzen, ist der Status „Abwesend“ ein potentielles Alarmsignal, das interne Mitarbeiter und Vorgesetzte als Zeichen deuten könnten, dass Sie gerade fernsehen, gärtnern oder gar shoppen sind. Im Home Office müssen Sie digital anwesend sein, schnell auf Nachrichten antworten und darauf achten, Anrufe immer entgegenzunehmen.

Geburtstage, persönliche Ereignisse, Urlaube und Erfolge finden statt, ob Sie im Büro sind, oder nicht. Also bleiben Sie dran, ohne aber Ihre Kollegen zu überfordern.

Die größte Gefahr für externe Mitarbeiter besteht darin, dass sie sich abgekoppelt fühlen von dem, was im Büro vor sich geht, wenn sie keine privaten Infos und keinen Klatsch und Tratsch mehr mitbekommen. Ohne den Kaffeeautomaten als Kontaktstelle für News muss eine Alternative her. Gewöhnen Sie sich an, mit Ihren Kollegen sowohl über berufliche als auch über private Themen zu chatten. Geburtstage, persönliche Ereignisse, Urlaube und Erfolge finden statt, ob Sie im Büro sind, oder nicht. Also bleiben Sie dran, ohne aber Ihre Kollegen zu überfordern.

Kommunikation ist natürlich noch wichtiger, wenn es um Arbeitsthemen geht. Nutzen Sie alle verfügbaren Kanäle, um sicherzustellen, dass Sie an Ihren Projekten dranbleiben und mitbestimmen können. Ebenso wichtig ist es, sich den anderen nicht mit Fragen aufzudrängen, deren Antwort Sie bereits kennen sollten. Seien Sie diszipliniert, wenn es darum geht, Tracking-Tools und To-do-Listen aktuell zu halten.

Nutzen Sie die richtigen Tools an der richtigen Stelle

Es ist wichtig, für jede Nachricht das passende Medium zu wählen.

  • Instant Message: für schnelle Updates, kurze Fragen oder private Unterhaltungen
  • E-Mail: für ausführlichere Fragen, Klarstellungen oder Bestätigungen
  • Anruf: für Stellungnahmen oder Diskussionen
  • Web-Konferenz: für formelle Meetings

In vielen Unternehmen werden für Bekanntmachungen aller Art auch soziale Netzwerke wie Yammer oder Slack benutzt – es ist wichtig, dass Sie diese auch nutzen.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass Sie eventuelle Unzufriedenheit nicht verbergen. Im Büro können Ihre Kollegen und Ihr Chef an Ihrer Körpersprache erkennen, wenn Sie nicht zufrieden sind, und Ihnen die nötige Unterstützung geben. Eines der größten Risiken in der Telearbeit sind Kündigungen von Mitarbeitern, die mit Entscheidungen oder Situationen nicht zufrieden waren, wovon bis zur Kündigung jedoch niemand wusste. Organisieren Sie regelmäßige kurze Besprechungen mit Ihrem Team und ihrem Chef, in denen jeder erzählen kann, wie es aktuell läuft.

Sprechen Sie über Erfolge und Enttäuschungen, damit ausgewogene Gespräche zur Routine werden – Meetings sollten nicht ausschließlich dafür da sein, Beschwerden und Streitfragen zu klären, sondern auch für den Aufbau und die Pflege von Vertrauensbeziehungen.

Vertrauen

Das kann nicht oft genug wiederholt werden: Fehlendes Vertrauen zerstört sämtliche Vorteile der Fernarbeit.

Vertrauen beruht vor allem auf Erfahrungswerten – wir vertrauen tendenziell den Personen, die in der Vergangenheit ihre Vertrauenswürdigkeit unter Beweis gestellt haben. In einem virtuellen Büro ist es schwieriger, auf eine gemeinsame Vergangenheit zurückzuschauen – es gibt keine Erinnerungen an „reale“ Situationen.

Einen guten Ruf aufbauen

Daher ist es entscheidend, dass Telemitarbeiter organisiert sind, ein Auge fürs Detail haben und eine proaktive Haltung mitbringen. Sie müssen doppelt so hart arbeiten, um Ihren Ruf als zuverlässigen Mitarbeiter zu pflegen. Um aus den richtigen Gründen im Gedächtnis zu bleiben, müssen Sie darauf achten, dass Ihre Kollegen darauf zählen können, dass Ihre Arbeiten keine Flüchtigkeitsfehler und Ungenauigkeiten enthalten. Zeigen Sie konsequent, dass Sie niemanden im Stich lassen.

Wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams zum ersten Mal im Home Office arbeiten, ist es zwingend notwendig, eine klare Rollenverteilung mit eindeutigen Grenzen festzulegen. Ambivalenz führt zu Konflikten, wenn Arbeit zwischen zwei Halbverantwortlichen liegen bleibt oder doppelt erledigt wird. Ungeklärte Konflikte eskalieren schnell und führen zu drastischen Einbußen bei der Team-Effektivität sowie zu Unmut auf allen Seiten.

Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, eine optimale Ausgangslage zu schaffen, aber jedes Teammitglied, intern und extern, hat im weiteren Verlauf die Verantwortung dafür, dass diese Idealvorstellung auch in der Praxis funktioniert. Alle müssen konstruktives Feedback geben, damit die Rollen nach Bedarf angepasst und optimiert werden können. Jedem Einzelnen muss bewusst sein, welche Erwartungen das Team an ihn hat; und welche Verantwortung jedes andere Teammitglied trägt.

Die Feinheiten muss jedes Team für sich selbst herausarbeiten, da Telearbeit als ein flexibles Modell vorgesehen ist, sind starre Vorgaben wohl kaum eine gute Lösung.

Lassen Sie sich nicht abhängen

Es gibt immer mehr Menschen, die sich dafür entscheiden, extern zu arbeiten. Auch nimmt die Zahl der Unternehmen dramatisch zu, die externe Mitarbeiter einstellen. Feste Arbeitsplätze im Büro sind eine teure Investition, und nach dem Stellenabbau aufgrund der Finanzkrise begreifen Unternehmen heute, dass sie auf einen weitaus größeren Talentpool zugreifen können, wenn sie externe Mitarbeiter einstellen – zudem ist das auch noch viel günstiger.

Im Web finden sich massenhaft Berichte über die veränderten Arbeitsmuster der Millennials: Sie sind Digital Natives, die mehr Flexibilität fordern. Unternehmen, die nicht bereit sind, virtuelle Arbeitsplätze anzubieten, werden bald merken, dass ihr verfügbarer Talentpool tatsächlich sehr klein geworden ist. Es ist Zeit zu handeln!