Jeder versteht inzwischen die Notwendigkeit digitaler Transformation, und viele Unternehmen besitzen bereits die Technologie und Software, die Angestellte dabei unterstützen außerhalb einer traditionellen Büroumgebung zu arbeiten, ohne dabei Produktivität einzubüßen. Immerhin verfolgen laut Forbes bereits 70% der Unternehmen eine digitale Transformationsstrategie oder arbeiten darauf hin.

Oftmals unterschätzen Firmen jedoch, wie viel Zeit es in Anspruch nimmt eine digitale Transformationsstrategie zu implementieren und deren effektive Übernahme zu garantieren. Häufig wird in diesem Prozess nicht die Technologie, sondern der menschliche Aspekt vernachlässigt.

Dies wird noch deutlicher ersichtlich, wenn Firmen auf einmal gezwungen werden Strategien zur Fernarbeit zu implementieren. Der aktuelle Ausbruch von Covid-19 hat Unternehmen beispielsweise dazu gezwungen Krisenpläne zu entwickeln und sich darauf vorzubereiten, dass Angestellte von daheim arbeiten und Teams in Telearbeit gemanagt werden müssen. In einigen Gegenden wie Italien, Teilen Spaniens, Dänemark und Vietnam ist dies sogar unumgänglich, da Schulen bereits geschlossen wurden und Leuten dringend geraten wird daheim zu bleiben. Auch Deutschland bieten bereits viele Firmen Fernarbeit als Alternative an und fordern ihre Angestellten auf, daheim zu bleiben.

Die Krise hat natürlich massive Auswirkungen auf die regionale wie auch globale Wirtschaft, und Unternehmen können ihren Betrieb nicht einfach einstellen, bis die Gefahr vorbei ist.

Bei Learnlight unterstützen wir unsere Kunden nicht nur mit ihrer digitalen Transformation, einschließlich des damit verbundenen menschlichen Aspekts, wir leben dies auch innerhalb unserer Arbeitswelt.

Von rund 300 Angestellten arbeiten bei Learnlight etwa ein Drittel komplett in Fernarbeit, einschließlich Mitgliedern der Führungsriege. Bedeutet dies, dass sie weniger produktiv sind als die Angestellten im Büro? Im Gegenteil, Forschungsergebnisse weisen darauf hin, dass Angestellte in Telearbeit durch das Vermeiden von aufwändigem Pendelverkehr sowie Büroklatsch mehr Stunden arbeiten (6-7 pro Woche, laut Forbes) und zu weniger Arbeitsausfällen geneigt sind.

Was Unternehmen jedoch wirklich berücksichtigen müssen ist der menschliche Aspekt von Telearbeit. Einen Tag pro Woche von daheim zu arbeiten ist nicht das gleiche wie Woche für Woche in Fernarbeit zu verbringen, gerade wenn jemand gesellige Büroatmosphäre gewohnt ist. Es kann Monate dauern, um die richtige Kommunikationsstruktur und den richtigen Tagesablauf zu finden, um Produktivität zu maximieren. Wie in einem Beitrag von HR Review zu Heimbüros und mentaler Gesundheit erwähnt, sind Gefühle wie Isolierung und die Angst ständig beweisen zu müssen, dass man online und nicht arbeitsfaul ist, weit verbreitet unter Angestellten. Dies erschwert die ohnehin bereits existierenden Herausforderungen mit der sich Manager konfrontiert sehen, wenn es ums Garantieren guter psychischer Gesundheit am Arbeitsplatz geht.

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Telearbeit: die Antwort auf das unbeliebte alltägliche Pendeln?

Wie können Unternehmen Situationen meistern, wenn Telearbeit plötzlich erzwungen wird? Effektive Kommunikation ist essenziell, um produktive Fernarbeit zu garantieren:

Technologien und Prozesse sind wichtig, doch effektive Kommunikation ist unerlässlich. Hier sind einige Kernelemente, die beachtet werden müssen:

  1. Gewährleisten Sie, dass die Kernziele pro Quartal jedem bekannt sowie klar und deutlich ersichtlich sind, selbst wenn alle von daheim arbeiten.
  2. Bauen Sie Vertrauen mit Ihren Angestellten auf, bevor sie mit der Telearbeit beginnen: Machen Sie deutlich, dass Sie ihnen bereits vertrauen genauso zu arbeiten als wären sie im Büro.
  3. Garantieren Sie, dass Manager regelmäßig auf das Reporting direkt Untergebener eingehen.
  4. Verwenden Sie soziale Software, um den Kommunikationsfluss aufrecht zu erhalten.
  5. Fördern Sie strukturierte, soziale Online-Treffpunkte.
  6. Stellen Sie sicher, dass Regeln rund um Dokumentenzugriff und -speicherung existieren.

Klare Ziele für Transparenz und Fokus

Während schnell angenommen wird, dass die Unternehmensziele klar sind, macht es Sinn das Personal an die Zielsetzungen für den aktuellen Zeitraum zu erinnern. Einen klaren, nachweisbaren Plan zu präsentieren ist besonders dann wichtig, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Diese Ziele müssen leicht ersichtlich bleiben. Nehmen Sie nicht an, dass eine E-Mail der ein Anruf genügt, um das Personal auf Zielkurs zu halten und effektives Arbeiten von daheim zu garantieren!

Vertrauen von Anfang an aufbauen

Vertrauen ist extrem wichtig bei Telearbeit, sowohl für den Arbeitgeber wie auch für den Angestellten. Während Arbeitnehmer das Vertrauen besitzen müssen, dass ihre Angestellten daheim wirklich arbeiten, sollte dies grundsätzlich angenommen werden. Dieses Vertrauen muss jedoch auch vom Vorgesetzten gegenüber dem Angestellten demonstriert werden.

  • Geben Sie dem Personal zu verstehen, dass es in Ordnung ist nicht ständig im Firmen-Chat aktiv zu sein, genau wie es im Büro manchmal nötig ist einen ruhigen Ort zu finden, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
  • Machen Sie dem Personal klar, dass sie nicht unverzüglich auch E-Mails antworten müssen, um zu beweisen, dass sie online sind – wenn sie ständig E-Mails lesen, sind sie möglicherweise nicht besonders produktiv.
  • Verwenden Sie kollaborative Tools und Software, um Arbeitsfortschritte zu erleichtern.

Manager sollten regelmäßig auf das Reporting direkt Untergebener eingehen

Während sich Manager selbst auf die Fernarbeit einstellen müssen, kann das alte Sprichwort „aus den Augen, aus dem Sinn“ die mentale Einstellung eines Angestellten sowie dessen Produktivität negativ beeinflussen.

Unternehmen verbringen oft viel zu viel Zeit damit zu verhindern, dass Teams zu isolierten Einheiten werden und bemühen sich über die gesamte Organisation hinweg gemeinschaftlicher zu arbeiten. Ein Risiko bei der Umstellung zur Telearbeit ist das erneute Schaffen isolierter Einheiten, wenn Leute allein in ihren eigenen Räumen arbeiten.

Learnlight bietet spezialisiertes Training für das Bewältigen solcher Situationen, wie beispielsweise das Managen virtueller Teams, Stressmanagement, Anpassungsfähigkeit bei Wandel und globales, virtuelles Arbeiten, abgestimmt auf Manager und Angestellte.

Häufige Check-Ins sind wichtig, nicht nur, um auf dem Laufenden zu bleiben, aber auch um sicherzugehen, dass sich Angestellte geschätzt fühlen und wissen, dass ihre Meinung zählt. Es ist viel leichter sich abgekoppelt zu fühlen, wenn man von daheim arbeitet, weshalb die Führungsriege wie auch direkte Vorgesetzte soziale Interaktionen fördern sollten.

Online-Treffpunkte

Jeder verwendet soziale Plattformen, eine firmeninterne zu haben kann dem Personal dabei helfen mit einander in Kontakt zu bleiben, sei es für ein Arbeitsprojekt oder um Teamgeist zu fördern. Angestellte dazu aufzufordern soziale Seiten und Foren zu nutzen, um Neuigkeiten mitzuteilen oder sich über jüngste Informationen vom Management zu informieren, fördert mehr Interaktion als eine formelle E-Mail. Falls Ihr Unternehmen bisher nichts dergleichen hat, könnte es zulange dauern, um die Angestellten auf die Nutzung einer neuen Plattform einzustellen. Ziehen Sie dann möglicherweise Plattformen in Erwägung, die Ihre Angestellten bereits in ihrem Privatleben nutzen, und richten Sie dort entsprechende Kanäle ein.

Es ist wichtig, dass Angestellte darin ermutigt werden mit ihren Kollegen zu interagieren. Sogar wenn sie im gleichen Büro arbeiten, kommunizieren Angestellte oft per E-Mail anstatt persönlich zu sprechen. Wenn von daheim gearbeitet wird, kommt es noch leichter zu Missverständnissen bei E-Mails.

  • Fördern Sie häufigere, kurze, virtuelle Check-ins zu Projekten. Sie brauchen nicht lang zu dauern, sorgen aber für Zusammenhalt in den Projekt-Teams
  • Organisieren Sie strukturierte, soziale Online-Treffen

Wie Rupert Hillier, leitender Geschäftsführer von Learnlight, bestätigt: „Wir haben eine monatliche, virtuelle Teestunde für alle unsere Angestellten eingeführt. Dies gibt uns Gelegenheit während der Arbeitszeit eine Stunde damit zu verbringen und gemeinsam eine Tasse Tee zu trinken, während wir Erfahrungen austauschen. Dadurch fühlen sich unsere Angestellten verbunden, engagiert und geschätzt.“

Learnlight verfolgt gewöhnlich einen stringenten Ansatz bei diesen Teestunden, um den Sitzungen eine konkreten Inhalt zu geben. Zum Beispiel bekommt ein bestimmtes Team Zeit über sich, seine Team-Mitglieder und ihre aktuellen Projekte zu sprechen.

Regeln hinsichtlich der Speicherung von Dokumenten etablieren

Es ist wirklich wichtig zu gewährleisten, dass sich Ihre Angestellten klar darüber sind, wie sie mit Online-Dokumenten arbeiten sollen. Um Frustration zu vermeiden und sicherzugehen, dass Dokumente nicht verloren gehen und dass alle am gleichen Dokument arbeiten, ist die Existenz einer konkreten eine Anleitung essenziell.

  • Regeln zur Versionskontrolle
  • Regeln zum Vermeiden lokalen Speicherns von Dokumenten auf dem Computer, wenn sie allgemein zugänglich sein müssen
  • Richtlinien zur Benennung von Dokumenten
  • Navigations-Guides was wo gespeichert werden muss

Diese Systeme und Prozesse etabliert zu haben ist wesentlich, und obwohl deren Perfektionierung Jahre dauern kann, können eine klare Struktur, Anleitung und Systeme die technologische Anpassung beschleunigen. Der menschliche Aspekt kann weitaus schwieriger sein.

Wie bereits erwähnt, können Angestellte in Fernarbeit produktiver sein. Rupert Hillier stimmt zu: „Während wir unseren Ansatz präzisierten, konnten wir feststellen, dass unsere Angestellten in Telearbeit oft größeres Engagement, mehr Motivation und Produktivität zeigen, was zu einem zunehmend flexiblen Ansatz geführt hat, wo Leute arbeiten.“

Learnlight hilft vielen seiner Kunden mit deren digitalen Transformationsinitiativen. Dies ist besonders wichtig, wenn man bedenkt, dass bei der Planung von digitaler Transformation in Learning & Development die Implementierung optimaler Technologie und Software sowie der Einsatz entsprechender Pädagogik oftmals vernachlässigt werden. Wie dieser Artikel beweist, ist dabei auch die Unterstützung des menschlichen Aspekts der digitalen Transformation und das Schaffen einer Struktur, die Fernarbeit optimiert, absolut notwendig.