Wie man einem virtuellen Team neues Leben einhaucht
Viele von uns haben auf der Arbeit ein unangenehmes Geheimnis. Ein Geheimnis, über das man nicht sprechen kann und das man wirklich mit niemandem teilen will. Aber jetzt ist es an der Zeit, darüber zu reden: Wir verstehen einfach nicht, was es mit diesen virtuellen Teams auf sich hat. Wir arbeiten definitiv nicht gerne mit Menschen zusammen, die wir noch nie getroffen haben

Eine verwirrende Art zu arbeiten!

Oftmals findet unser einziger Kontakt über eine Internetverbindung mit unscharfen, schlecht ausgeleuchteten Webcam-Bildern und stotterndem Sound statt. Wir verstehen nicht, warum die anderen nicht das tun, was wir von ihnen erwarten. Uns wird ständig für Dinge die Schuld zugeschoben, die die anderen nicht rechtzeitig erledigt haben, und wir sind uns zudem sicher, dass sie uns oft ein wenig hintergehen.

Es scheint, dass es nur unscharfe Verantwortlichkeiten, eingeschränkte Zuständigkeiten und fehlende Klarheit gibt. Noch schlimmer macht das Ganze, dass immer mehr Firmen virtuelle oder Matrix-Teams schaffen. Sie lassen ihre Mitarbeiter dauerhaft im Home Office arbeiten und bilden funktionelle Teams über Regionen und sogar Zeitzonen hinweg.

Tatsächlich teilen wir uns oft kein Büro mit unseren Kollegen – nicht einmal mit denen, mit denen wir am intensivsten zusammenarbeiten. Möglicherweise arbeiten wir nicht einmal in derselben Zeitzone wie unser direkter Vorgesetzter. Unsere Kunden, Kollegen, Partner, Zulieferer, Vertreter und andere Kontakte sind über den halben Globus verteilt und dennoch wird von uns erwartet, so effektiv zu arbeiten, als säßen wir im selben Raum.

Einem virtuellen Team neues Leben einhauchen

Glücklicherweise ist Rettung in Sicht. Wir können die Hürden, die durch die beschwerliche virtuelle Teamarbeit entstehen, mit ein paar einfachen Schritten aus dem Weg räumen.

Schritt eins auf dem Weg zu einem funktionierenden virtuellen Team ist es darum, klare Richtlinien für die Häufigkeit von Besprechungen und Updates aufzustellen.

1. Klare Richtlinien definieren

Wer seine Kollegen am Arbeitsplatz sieht, kann erkennen, wann diese beschäftigt sind und nicht gestört werden sollten. Man sieht ihnen auch an, wenn sie mal einen schlechten Tag haben. In der Regel gibt es keinen Bedarf an regelmäßigen Catch-up-Treffen, weil man sich im Büro jederzeit kurz austauschen kann.

Wenn man sich ärgert, weil ein Projekt scheinbar nicht vorangeht, muss man keine möglicherweise verwirrende E-Mail schreiben, sondern man steht kurz auf und fragt nach dem Grund der Verzögerung – und auf die Antwort kann man dann angemessen reagieren.

Schritt eins auf dem Weg zu einem funktionierenden virtuellen Team ist es darum, klare Richtlinien für die Häufigkeit von Besprechungen und Updates aufzustellen. Wie zeigt man, dass man gerade nicht gestört werden möchte? Vielleicht mit einem Status in seiner Instant Messaging Software (z. B. Skype for Business)? 

Manche Teams einigen sich auf ein 60-minütiges Zeitfenster pro Tag, in dem die Mitglieder jederzeit für kurze Unterbrechungen verfügbar sind – mit einem rotierenden System, um unterschiedliche Zeitzonen fair zu vereinen. Jedes Team benötigt individuelle Richtlinien – entscheidend ist jedoch, dass diese eindeutig formuliert und fester Bestandteil der Arbeitsroutine sind  Ein neues Teammitglied sollte diese Richtlinien gleich zu Beginn bei der Einarbeitung erhalten.

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2. Geduld für das Kennenlernen mitbringen

Der Mensch ist ein soziales Wesen und wir müssen einander verstehen, um effektiv miteinander zu kommunizieren. Allzu oft sind wir in virtuellen Teams zu stark aufgabenorientiert und minimieren die Zeit, die wir mit alltäglichem Smalltalk verbringen. Das führt dazu, dass wir unsere Kollegen nicht kennenlernen – und dem Unbekannten stehen wir instinktiv misstrauisch gegenüber.

Am effektivsten arbeiten virtuelle Teams, wenn sie sich bei jedem Anruf und jeder Videokonferenz kurz die Zeit nehmen, über soziale Themen, Familie und Freunde zu sprechen – kurz über all das, was nicht direkt mit dem aktuellen Projekt zu tun hat. Einigen Nationen fällt das leichter, andere brauchen etwas mehr Übung, zum Beispiel die sehr aufgabenorientierten Schweizer oder Australier. Aber der Lohn für die investierte Zeit ist ein Team, das auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt beruht – und das wiederum verbessert seine Effektivität.

3. Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflichten

Bruce Tuckmans bekanntes Phasenmodell für Gruppenentwicklungen – „forming, storming, norming“ / „Kontakt, Konflikt, Kontrakt“ – hat sich für Business-Teams wohl bewährt. In virtuellen Teams wird jedoch oftmals die Forming-Phase vergessen.

Am effektivsten arbeiten virtuelle Teams, wenn sie sich bei jedem Anruf und jeder Videokonferenz kurz die Zeit nehmen, über soziale Themen, Familie und Freunde zu sprechen – kurz über all das, was nicht direkt mit dem aktuellen Projekt zu tun hat.

Das ist die Einstiegsphase, in der formelle Regeln, Verantwortungsgrenzen und Rechenschaftspflichten festgelegt werden. In einem Team vor Ort entstehen diese Regeln normalerweise mehr oder weniger von alleine, in einem virtuellen Kontext dagegen muss man viel mehr Arbeit hineinstecken – und das Thema explizit angehen.

In einem „ungeformten“ virtuellen Team geht jedes Mitglied selbstständig in die Storming- und Norming-Phase über. Das führt zu widersprüchlichen Erwartungshaltungen, Mikromanagement, Nachlässigkeiten und Durcheinander. Jeder muss unabhängig von Titeln und sogar der Stellung im formellen Organigramm seinen Platz im Team finden.

4. Kulturelle Unterschiede verstehen

Selbst bei Teams vor Ort gibt es aufgrund von kulturellen Unterschieden oftmals schwerwiegende Probleme in der Kommunikation.  Im virtuellen Bereich ist dieses Risiko um ein Vielfaches höher, weil zudem visuelle und kontextuelle Anhaltspunkte fehlen, die es uns erleichtern, andere Menschen zu verstehen. Ist das gerade eine direkte Art, mich um etwas zu bitten, oder ist mein Gegenüber rücksichtslos und unhöflich?

Ihre Arbeitsbeziehungen werden sich signifikant verbessern, wenn Sie ein Hilfsmittel an die Hand bekommen, um kulturelle Elemente zu verstehen – nicht nur die ihrer Teammitglieder, sondern auch Ihre eigenen.  Ein erfahrener Berater kann Ihnen diese Hilfsmittel nahebringen, damit Sie in der Lage sind, einen Entwicklungsprozess hin zu einer einzigartigen Teamkultur zu starten, in der nur ein geringes Risiko für kulturelle und persönliche Konflikte besteht.

5. Andere Führungskräfte und Teams schulen

Eine der größten Herausforderungen für virtuelle Teams sind Kollegen und Vorgesetzte vor Ort, die ihren Anliegen durch körperliche Anwesenheit Nachdruck verleihen können. Das kann Prioritäten verschieben und zu widersprüchlichen Anweisungen führen.

Die ideale Lösung wäre allen Führungskräften und Managern Schulungen anzubieten, in denen sie für Prioritätskonflikte und mögliche Herausforderungen sensibilisiert werden. Es ist selbstverständlich auch wichtig, diejenigen zu schulen, die in virtuellen Teams arbeiten – sie müssen ihre Kommunikation an die virtuelle Umgebung anpassen und neue Fähigkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit erlernen. Es wäre auch sinnvoll, die Tools zu nutzen, die Sie bereits haben – Yammer, einen internen Newsletter, Ihr Intranet usw., um Best Practices rund um virtuelle Arbeit und virtuelle Kollegen bekannt zu machen.