El email es, para muchos, un motivo constante de frustración, desesperación y estrés. Sabemos que nuestro castigo por cualquier descanso es una montaña de correos sin leer, muchos de los cuales serán monólogos totalmente innecesarios. El mayor sueño de cualquier trabajador es llegar un día y descubrir que sus compañeros han aprendido a escribir buenos emails.

Ninguno vamos a la universidad o luchamos por conseguir el trabajo de nuestros sueños pensando que vamos a vivir dedicados a gestionar nuestra bandeja de entrada y, sin embargo, cada día somos más los que nos pasamos gran parte del día haciendo precisamente eso.

¿Cómo escribir emails eficaces?

Es imposible leerse todos los emails. Ni siquiera es posible leerse todo el contenido de los emails que llegamos a abrir.

Si, a pesar de saber eso, decides escribir un email que exija algún tipo de acción o respuesta, te tienes que asegurar de que el destinatario lo lea, y tome las medidas necesarias. (¡Y si no es necesario que respondan o hagan nada, posiblemente no deberías escribir el email en absoluto!)

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Time Magazine analizó las técnicas empleadas por los ejecutivos de Google para descubrir qué hacen para lograr que sus emails sean eficaces. Estas técnicas aparecen descritas en el libro Cómo trabaja Google.

¿Qué nos puede enseñar Google sobre la redacción eficaz de emails?

Un email eficaz es aquel que el destinatario se lee. Como emisores, nuestro objetivo es que cause un impacto muy rápido y sea fácil de recordar.

Como destinatarios, nuestra misión es aprender a gestionar la bandeja de entrada para priorizar los mensajes que requieran algún tipo de actuación.

9 consejos para escribir y gestionar los emails

Los ejecutivos de Google desarrollaron nueve reglas para escribir emails más eficaces. Algunas se dirigen concretamente a los usuarios de Gmail, pero se pueden aplicar a otros sistemas de correo electrónico, como Outlook.

1. Responde rápidamente

Además, el emisor se fija en los que responden rápidamente.

Los profesionales que responden rápidamente a los emails suelen hacer también lo posible por cumplir inmediatamente con las acciones que requieren los mensajes, rebajando así su lista de temas pendientes.

La falta de respuesta suele transmitir un mensaje negativo al emisor, y aplazar la respuesta normalmente solo complica las cosas, ya que es muy posible que la decisión ya se haya tomado o el plazo se haya agotado.

2. Usa un estilo claro

Es importante usar un estilo claro y directo, escogiendo bien las palabras. Un email muy largo oculta el mensaje principal tras un exceso de palabrería, obligando al lector a leer en diagonal, lo que a menudo le lleva a pasar por alto detalles importantes. Cuando se trata de un mensaje complejo, es buena idea escribir una versión inicial y luego editarla para que sea más clara y directa. Esto es especialmente importante cuando trabajamos con equipos internacionales.

3. Mantén limpia la bandeja de entrada

Una bandeja de entrada vacía es un buen indicador de que se está gestionando bien el correo electrónico. Los ejecutivos de Google ofrecen una serie de consejos para ayudarnos a conseguirlo. Uno de sus principios básicos se resume en las siglas OHIO (“Only Handle It Once” o “Gestiónalo una sola vez”).

Cuando abras un email, decide inmediatamente los pasos a dar. Debes clasificar los correos en una de estas tres categorías:

  • Leer inmediatamente, responder (o reenviar) y archivar.
  • Leer solo hasta donde veamos claro que debemos actuar más adelante, y añadirlo a la lista de tareas pendientes.
  • Comprobar que no merece la pena leer y borrar.

El objetivo es reducir al mínimo el número de mensajes pendientes en la bandeja de entrada. También es importante gestionar de forma eficiente los temas que requieran algún tipo de actuación.

4. Sigue la técnica LIFO

La regla LIFO significa “Último en entrar, primero en salir”. Si haces una gestión regular de tu bandeja de entrada, no debería costarte seguirla.

Esta norma te ayuda a estar al tanto de los mensajes nuevos y te ayuda a gestionarlos más eficazmente.

5. Reenvía

A menudo recibimos emails que otros podrían gestionar mucho mejor que nosotros. Si sabemos que alguien tiene más experiencia o conocimientos sobre un tema, es mejor reenviar la solicitud a otro que dejar que se quede perdida en nuestra bandeja de entrada o lista de tareas pendientes.

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6. Piensa bien la copia oculta

La opción de copia oculta se usa muchas veces para esconder algo, y se interpreta como señal de desconfianza. El consejo de los ejecutivos de Google es que si no vamos a copiar abiertamente, es mejor no copiar en absoluto.

7. No grites

Muchos se arrepienten de gritar o perder el control de sus emocionas por email. Si estamos enfadados por algo, es mejor encontrar otra forma de expresar nuestros sentimientos. Lo ideal, si se puede, es hacerlo en persona.

8. Haz que el seguimiento sea fácil

Procura que esté muy claro lo que quieres del destinatario.

Procura que esté muy claro lo que quieres del destinatario. Marca las acciones y los puntos que requieran seguimiento de forma clara y evidente. Cuando tengas que hacer seguimiento de un email, asegúrate de fijar una fecha límite, para que no se quede para siempre pendiente en tu bandeja de entrada.

9. Haz que sea fácil de encontrar más adelante

Habrá emails que tendrás que localizar más adelante. En la mayoría de los casos, sabes cuáles van a ser. Conviene marcar cualquier email que creas que vas a tener que recuperar en el futuro con alguna palabra clave cuando lo leas inicialmente. Es muy probable que uses las mismas palabras clave cuando lo busques entre tu mensajes archivados.

Déjale claro al lector lo que necesitas de él

Escribir emails eficaces es un arte y una habilidad crucial. Cuando se hace bien es, además, una forma excelente de gestionar un aspecto clave de la comunicación cotidiana tanto en el trabajo como en nuestra vida personal. Seguir estos nueve consejos nos puede ayudar a ser mucho más productivos y eficaces.