En el mundo actual, siempre activo, “siempre conectado”, no debería sorprendernos que a muchos trabajadores les cueste centrarse en su trabajo y se distraigan fácilmente. Todos somos “culpables” de mirar nuestra cuenta de Facebook, mandar mensajes por WhatsApp o echar un vistazo a las últimas noticias para ponernos al día. Para eliminar estas distracciones (y otras) y ayudar a los trabajadores a gestionar mejor su tiempo, es importante fomentar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, un entorno positivo y un modelo de trabajo orientado a tareas concretas.

Según Harvard Business Review, las personas súper productivas tienen en común una serie de cualidades, como ambición a la hora de ponerse metas, capacidad de resolución de problemas y de trabajo en equipo, y determinación por conseguir resultados de forma rápida (y eficiente).

¿Cómo conseguir que tu equipo consiga resultados rápidamente? ¿Y que eviten activamente las distracciones y se centren en las tareas que tienen entre manos? Aquí describimos cinco maneras de mejorar la productividad en el trabajo.

1. Hacer un seguimiento del tiempo que dedicamos a cada tarea

Una de las mejores formas de averiguar cómo usamos el tiempo (y de mejorar ese uso) es hacer un seguimiento.
El trabajador debería tener un horario que pueda modificar constantemente. Si está previsto que un proyecto exija aproximadamente tres horas, hay que bloquear tres horas para dedicarlas a ese proyecto concreto y, al cabo de las tres horas, pasar a lo siguiente, o tomarse un descanso.

El desarrollo de las habilidades personales

Desarrollando las habilidades necesarias para alcanzar el éxito en el entorno laboral actual

Harvard Business Review llevó a cabo un estudio sobre emprendedores y descubrió que una de las tres habilidades principales de las que carecían habitualmente era la gestión del tiempo y de sí mismos. Y esto no es un problema exclusivo de los emprendedores. Con el aumento del número de trabajadores que trabajan desde casa o que tienen una jornada flexible, con sus propias horas y su propio programa, es importante potenciar la planificación.

2. Alejarse del smartphone (y de las redes sociales)

Una y otra vez se nos dice eso de que estar activos en las redes sociales es fundamental para el negocio, pero ¿qué implica eso para los trabajadores?

Por supuesto, las redes sociales son un elemento integral de algunos trabajos (marketing, redes sociales, relaciones públicas, publicidad, etc.), así que es normal que algunos trabajadores se dediquen a buscar lo último en hashtags en Facebook o a comentar las publicaciones más recientes en Instagram para aumentar la presencia en redes de la empresa.

Pero para todos los demás, las redes sociales pueden ser adictivas además de un motivo de distracción, sobre todo en el trabajo. Para evitar que los trabajadores miren el teléfono cada vez que lo oyen vibrar o ven que se ilumina la pantalla, es buena idea establecer un espacio libre de teléfonos, sobre todo durante las reuniones.

La mejor manera de ser productivos—y tener éxito—es olvidarnos del smartphone en cuanto llegamos al trabajo.

Puede ser cuestión de apagarlo o dejarlo guardado. Si los trabajadores quieren ver sus mensajes mientras esperan a que se haga el café o salen a dar una vuelta, pueden. Pero mientras están en el trabajo, deberían estar trabajando, no viendo sus mensajes directos o el tráiler del último estreno.

3. Organizar las tareas con claridad cambiará nuestra forma de trabajar

Para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, los trabajadores deben saber gestionar su tiempo y sus tareas. Pongamos por caso un empleado que tiene que completar quince tareas antes de terminar el día. Son casi las cinco de la tarde y solo ha terminado nueve, y las seis que se ha dejado para el final son las más importantes.

Para evitar vernos en una situación así, debemos priorizar nuestras tareas y hacer primero las más importantes. Siempre que sea posible, el director debe especificar qué tareas son urgentes y cuáles no.

Los expertos en RRHH y Formación y Desarrollo pueden contribuir a esto dividiendo la descripción de cada puesto en áreas bien definidas y asignando un porcentaje a cada área.

A un comercial, por ejemplo, se le puede pedir que dedique el 35% de su tiempo a captar clientes nuevos, el 30% a tareas administrativas y contratos y el 15% a colaborar con el equipo comercial.

Otra forma de gestionar las tareas es hacer listas. Aunque parezca mentira, ir tachando tareas pendientes en una lista libera la mente y nos permite centrarnos en otras cosas (como la siguiente tarea pendiente).

Lo peor que puede hacer un trabajador es hacer varias cosas a la vez, por eso hay que procurar que use su agenda y tenga una lista de tareas pendientes que vaya evolucionando según las complete. Si tiene dificultades para terminar alguna tarea, es buena idea fijar una reunión a mitad de día o de semana para ver cómo va y en qué está trabajando.

4. La motivación se puede fomentar

Cada persona trabaja de forma distinta. Algunas necesitan más apoyo para terminar las tareas. Otros necesitan tiempo y espacio para pensar antes cómo deben actuar. Otros prefieren hacer menos en más tiempo.

El desarrollo de las habilidades personales

Desarrollando las habilidades necesarias para alcanzar el éxito en el entorno laboral actual

Mantener reuniones para comentar las preferencias de nuestros trabajadores es importante. Es fundamental asegurarnos de que se le está dando a cada empleado el apoyo que necesita para dar lo mejor de sí mismo y ser más productivo. También es importante motivar a cada miembro del equipo.

Debemos animar a los trabajadores a que se tomen un descanso para comer. Fomentar un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal. Y animarles a que se den una vuelta, cambien de tarea o intenten hacer algo nuevo si nos damos cuenta de que empiezan a desmotivarse o a no sentirse realizados.

5. Trabajar orientados a un objetivo hace que el trabajo sea más agradable

Este es nuestro último consejo sobre cómo ayudar a los trabajadores a gestionar mejor el tiempo. El día solo tiene 24 horas, así que conviene aprovecharlo al máximo y terminar la jornada laboral con la sensación de haber cumplido.

Definir nuestras metas como empresa, departamento o trabajador no siempre es fácil, pero es muy importante. Si queremos que nuestro equipo sea más productivo, tenemos que fomentar el trabajo orientado a objetivos.

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Según Ben Renshaw, autor de Purpose: The Extraordinary Benefits of Focusing on What Matters Most, “una vez que tenemos claro nuestro propósito, tendremos claro el significado de todas las facetas de nuestro mundo”, y eso es especialmente cierto cuando hablamos de alcanzar el éxito.

En su libro, Renshaw pone el ejemplo de Facebook. El propósito de Facebook es “hacer del mundo un lugar más abierto y conectado”. Por eso, cualquier decisión empresarial debe tomarse con ese objetivo en mente. Y el mismo principio se aplica a un departamento, equipo o trabajador que decida, por ejemplo, que su propósito es “ser más auténtico”.

Como expertos en RRHH o Formación y Desarrollo, debemos buscar tiempo para reunirnos con nuestros trabajadores para hablar de su propósito. Identificarlo puede darnos la respuesta a problemas a los que los trabajadores no sabían ni cómo empezar a enfrentarse.