Todos somos conscientes de la necesidad de implantar proyectos de transformación digital, y muchas empresas disponen ya de la tecnología y el software que necesitan para ayudar a sus empleados a trabajar desde fuera de la oficina tradicional sin perjuicio de la productividad. Después de todo, Forbes afirma que el 70% de las empresas tienen ya en marcha o en proyecto su estrategia de transformación digital.

Sin embargo, no es raro que las empresas subestimen el tiempo que hace falta para integrar de verdad una estrategia de transformación digital, asegurando que se adopte de forma eficaz. Y no es porque se pasen por alto los aspectos tecnológicos del proceso, sino los humanos.

Este tema se vuelve aún más relevante cuando, de golpe, las organizaciones se ven obligadas a implantar estrategias de trabajo remoto. Por ejemplo, la respuesta al brote del COVID-19 está obligando a las empresas a crear planes de contingencia y organizarse para permitir que sus trabajadores trabajen desde casa y se puedan gestionar remotamente los equipos. En lugares como Italia, España, Dinamarca y Vietnam se ha convertido en imprescindible, ya que los colegios han cerrado y se les ha pedido a los ciudadanos que permanezcan en sus casas.

Esto, evidentemente, tiene un impacto enorme en la economía regional y global, y las compañías no pueden permitirse el lujo de cerrar sin más hasta que desaparezca el virus.

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Desarrollando las habilidades necesarias para alcanzar el éxito en el entorno laboral actual

En Learnlight no solo ayudamos a los clientes en su proceso de transformación digital—incluido el factor humano—lo vivimos también en nuestra propia empresa.

Learnlight tiene alrededor de 300 empleados, de los que aproximadamente un tercio trabajan siempre remotamente, incluidos varios miembros del equipo directivo. ¿Significa esto que son menos productivos que quienes trabajan en la oficina? Por el contrario: gracias a que se evitan horas de transporte para llegar al trabajo y no se enteran de los chismes de la oficina, los estudios sugieren que los trabajadores remotos dedican más horas a la empresa (6-7 horas por semana, según Forbes) y tienen menos probabilidades de faltar al trabajo.

Los estudios sugieren que los trabajadores remotos dedican más horas a la empresa (6-7 horas por semana, según Forbes) y tienen menos probabilidades de faltar al trabajo.

Sin embargo, hay un tema importante del que las empresas se tienen que hacer cargo, y es el factor humano del teletrabajo. Pasarse un día a la semana trabajando no es lo mismo que estar semana tras semana trabajando remotamente cuando se está acostumbrando a vivir en el ambiente social de la oficina. Podemos tardar meses en encontrar la forma adecuada de comunicarnos y estructurar nuestro día a día para optimizar la productividad. Tal y como afirma este artículo publicado en HR Review sobre la oficina en casa y la salud mental, la sensación de aislamiento, la paranoia y la necesidad de demostrar que estamos conectados y no haciendo el vago se dan con frecuencia entre los trabajadores. Esto se suma a los retos habituales a los que se enfrentan los departamentos de RRHH para garantizar una salud mental óptima en el trabajo.

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¿Qué pueden hacer las empresas cuando se encuentran de golpe con la necesidad de instaurar el trabajo remoto?
 

La comunicación eficaz es la clave del teletrabajo productivo:

La tecnología y los procesos son importantes, pero la comunicación es esencial. Es importante:

  1. Asegurarnos de que todo el mundo conozca los objetivos clave del trimestre y de que sean claros y visibles, aunque estén todos trabajando desde casa.
  2. Generar un ambiente de confianza con nuestros trabajadores antes de que empiecen a trabajar desde casa: debemos dejarles claro que ya confiamos en ellos y sabemos que trabajarán igual que si estuvieran en la oficina.
  3. Asegurarnos de que los directores interactúen regularmente con sus subordinados directos.
  4. Usar algún software social que permita que fluyan las conversaciones.
  5. Fomentar las reuniones online estructuradas.
  6. Garantizar que haya una serie de normas en torno al acceso y almacenamiento de documentos.

Dejar claros los objetivos para fomentar la claridad y la precisión

Aunque demos por hecho que las metas de la compañía están claras, esta situación nos ofrece una buena oportunidad para recordarles a los trabajadores cuáles son los objetivos para el periodo actual. Es especialmente importante hacer partícipes a los trabajadores de un plan claro y detallado por si surgen imprevistos. Los objetivos deben ser siempre claros y visibles, no conviene dar por hecho que un email o una llamada basta para mantener al equipo centrado en conseguirlos, trabajando eficazmente desde casa.

Generar confianza desde el principio

Cuando se trabaja desde casa, la confianza es importantísima tanto para la empresa como para el empleado. La empresa debe confiar en que los trabajadores trabajarán cuando estén en casa, ya que esto es algo que se debería dar por hecho. Aún así, cada director debe demostrarles a los miembros de su equipo que confía en ellos.

  • Debemos dejar claro que no hace falta estar constantemente activos en los chats de la empresa ya que, al igual que cuando están en la oficina, a menudo necesitarán un espacio tranquilo para concentrarse y avanzar en sus tareas.
  • También deben saber que no tienen que responder inmediatamente a los emails para demostrar que están online. Si no hacen otra cosa que estar pendientes del email, es muy posible que no estén siendo todo lo productivos que deberían.
  • Hay que usar herramientas y software colaborativo para que sea fácil integrar el progreso de todos en los proyectos comunes.

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Asegurar que los directores interactúen regularmente con sus equipos

Aunque es cierto que los directores también se tendrán que adaptar al teletrabajo, también es cierto el viejo dicho que reza “ojos que no ven, corazón que no siente” puede tener un impacto negativo en este caso sobre el bienestar mental y la productividad del trabajador.

A menudo, las empresas dedican muchísimo tiempo a intentar evitar que los equipos se aíslen y a fomentar que trabajen colaborativamente con el resto de la organización. Un riesgo de cambiar al teletrabajo es que es fácil que se reproduzca ese aislamiento, con cada persona trabajando desde su propio espacio.

“Learnlight se ha concebido desde el primer día para ser una empresa virtual, basada en la nube, gracias al uso de sistemas, prácticas profesionales e indicadores de desempeño que permiten que nuestro equipo trabaje desde cualquier lugar del mundo.” (Rupert Hillier, COO, Learnlight)

Ponerse frecuentemente en contacto con ellos para ver cómo van no solo ayuda a que los proyectos avancen según el curso previsto, sino también a que el trabajador se siga sintiendo valorado y vea que su aportación importa. Es mucho más fácil desvincularse cuando se trabaja remotamente, y por eso los líderes y directores deben fomentar la interacción social.

Software social online

Todo el mundo usa las redes sociales, y tener una red corporativa puede ayudar a que los trabajadores se mantengan en contacto, ya sea para trabajar juntos en un proyecto o para fomentar el sentido de comunidad. Hacer que los empleados usen tablones o foros sociales para compartir noticias y enterarse de las últimas noticias publicadas por la directiva hace más por el compromiso de los trabajadores que un email formal. Si la empresa no cuenta aún con ninguna plataforma de este tipo, quizá lleve demasiado tiempo conseguir que los trabajadores se acostumbren a usarla. Puede ser buena idea ver cuáles utilizan ya a nivel personal y montar un canal en una de ellas.

Es importante que se fomente la interacción entre trabajadores. Incluso cuando están físicamente en la misma oficina, a menudo se comunican por email en vez de hablar cara a cara. Con el teletrabajo es aún más fácil que un email se saque de contexto.

  • Hay que procurar que haya puestas al día (virtuales) breves y frecuentes sobre cómo progresan los proyectos. No hace falta que sean reuniones largas, pero sí que se mantengan unidos los equipos.
  • Se deben organizar reuniones sociales estructuradas online.

Como afirma Rupert Hillier, COO de Learnlight, “Implementamos un té mensual virtual para todos los empleados. Es la oportunidad perfecta para descansar del trabajo durante una hora y tomarnos juntos una taza de té mientras nos contamos nuestras últimas experiencias. Esto ayuda a que nuestros trabajadores se sientan conectados, involucrados y valorados.”

Learnlight suele emplear un modelo guiado para la hora del té para asegurar que las sesiones tengan sentido.  Por ejemplo, cada equipo dedica tiempo a hablar sobre sí mismo, sus miembros, y los proyectos en los que están trabajando.

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Garantizar que haya normas para el acceso y almacenamiento de documentos

Es muy importante estar seguros de que nuestros trabajadores tienen claro cómo deben trabajar con documentos online. Para evitar frustraciones y garantizar que no se pierdan documentos y que todo el mundo trabaja con la misma versión es fundamental establecer unas pautas claras.

  • Normas sobre el control de la versión
  • Normas sobre no compartir documentos que deban ser compartidos en equipos locales
  • Normas sobre cómo actualizar los nombres de los documentos
  • Normas que expliquen qué se guarda y dónde se guarda

Es esencial instaurar esos sistemas y procesos y, aunque a veces pueden pasar años hasta que se llega a un sistema perfecto y claro, las pautas y sistemas ayudan a acelerar la adopción de la tecnología. El factor humano puede ser más complicado.

Y, como ya hemos dicho, las personas que trabajan desde casa pueden ser más productivas. Rupert Hillier, COO de Learnlight, está de acuerdo: “Según hemos ido perfeccionando nuestra estrategia, nos hemos ido dando cuenta de que los trabajadores que trabajan desde casa muestran a menudo un mayor nivel de compromiso, motivación y productividad, y esto nos ha llevado a ser cada vez más flexibles con respecto al lugar desde el que trabaja cada uno.”

Learnlight ayuda a muchos de sus clientes en su proceso de transformación digital. Esto es especialmente importante cuando emprendemos la transformación digital del aprendizaje y el desarrollo, ya que a menudo se pasa por alto la necesidad de garantizar una tecnología, software y metodología adaptada de óptima calidad. Tal y como deja claro este artículo, cuidar el factor humano de la transformación digital y crear una estructura que optimice el trabajo remoto son aspectos importantes que, a menudo, se descuidan.

Learnlight ofrece formación especializada para enfrentarse a ese tipo de situaciones—gestionar equipos virtuales, gestión del estrés, gestión del cambio o trabajo virtual global—orientada a directivos y empleados. Contacta con nosotros.