Si la mort et le fisc sont deux certitudes absolument inéluctables de l’existence, les business travelers sont sans doute sur le point de découvrir un autre impôt déplaisant. En effet, de plus en plus de pays cherchent à resserrer la règlementation applicable aux voyageurs d’affaires à court terme.

Les voyageurs d’affaires à court terme (VACT)

L’existence des VACT n’est pas un phénomène nouveau au sein des entreprises. En effet les allers-retours pour rencontrer des clients ou prospects sont monnaie courante pour les cadres travaillant au sein d’entreprises internationales. Toutefois ces employés au train de vie particulier sont de plus en plus nombreux et constituent un réel défi pour les équipes de mobilité internationale.

Tout d’abord, posons-nous la question suivante : qu’est-ce qu’un voyageur d’affaires à court terme ?

La liste suivante vous permettra de savoir si vous en faites partie :

  • Voyagez-vous souvent pour des motifs professionnels ?
  • Le réceptionniste de l’hôtel vous reconnaît-il à votre arrivée ?
  • Prenez-vous une valise pour aller au bureau au moins deux fois par mois ?
  • Vous réveillez-vous fréquemment en ne sachant pas dans quelle ville vous vous trouvez ?
  • Avez-vous du mal à dépenser vos air miles ou à utiliser tous vos jours de congé ?
  • Donnez-vous souvent une destination erronée quand vous enregistrez vos bagages à l’aéroport ?

Si vous avez passé plus de 20 jours dans un autre pays, vous n’êtes pas loin d’être un VACT

Si vous répondez oui en majorité, vous devriez probablement jeter un œil à votre calendrier et compter vos jours de travail à l’étranger cette année. Si vous avez passé plus de 20 jours dans un autre pays, vous n’êtes pas loin d’être un VACT.

Comme la règlementation est différente dans chaque pays, il est important d’obtenir des conseils sur les impôts professionnels afin d’éviter qu’une mise en demeure des impôts ne soit émise à votre attention.

Une fois les aspects fiscaux réglés, à quelles autres questions importantes devriez-vous penser ?

1. La santé physique

Beaucoup de recherches ont été réalisées sur les effets des voyages aériens sur notre corps. S’il existe très peu de risques de maladies graves, le voyage aérien n’a pas non plus d’effet bénéfique sur notre santé. Selon The Telegraph, voici quelques-uns des effets secondaires les plus courants :

  • Vous êtes cent fois plus enclin à attraper froid
  • La faible pression atmosphérique est cause de maux de tête et de fatigue en raison du manque d’oxygène
  • Pendant un vol de trois heures, votre corps perd 1,5 litre d’eau d’où un risque de déshydratation
  • Plus d’un tiers de vos papilles gustatives enregistrent une perte de sensibilité

En voyage, il faut être à l’écoute de notre corps

En voyage, il faut être à l’écoute de notre corps et veiller à programmer un temps de récupération. L’hydratation et l’air frais doivent être au centre de ce plan de rétablissement, ainsi que des exercices mesurés. L’impact sur votre santé à long terme est incertain, mais si vous négligez votre santé, votre efficacité au travail ne sera pas la seule à en pâtir.

2. La santé mentale

Le stress et la dépression sont fréquemment liés à un isolement social associé à la fatigue. Le mode de vie des VACT peut paraître séduisant vu de l’extérieur. Il est cependant source de tension dans les relations personnelles ; il a un impact sur la vie sociale et entraîne souvent des arrêts maladie.

Céder à la tentation de voyager le dimanche soir ou de rentrer le samedi matin raccourcit les week-ends et réduit le temps libre. Nous sommes des animaux sociaux et avons besoin d’interactions humaines pour le bien de notre santé mentale.

Des travaux menés par le laboratoire de neurobiologie comportementale de l’École polytechnique fédérale de Zurich suggèrent que notre « bien-être social » dépend de notre accès à un réseau social (réel et non virtuel !).

Il est essentiel que les voyageurs d’affaires à court terme préservent l’inviolabilité du week-end

Les voyageurs d’affaires à court terme peuvent se mouvoir dans de nombreux cercles mais avoir très peu de confidents ou amis proches. Une recherche de l’université d’Umeå en Suède montre que les personnes qui font des déplacements supérieurs à 45 minutes ont 40 % plus de possibilité de divorcer.

S’il ne s’agit pas de données définitives, il y a cependant de fortes chances pour que le mode de vie d’un VACT soit encore moins compatible que la moyenne avec une relation à long terme.

Le deuxième facteur de stress est la fatigue. Les voyages sont fatigants. Le décalage horaire est exténuant ; voyager quand vous êtes déjà fatigué et avec peu de temps mort entre les déplacements est épuisant. Quand nous voyageons, nous partons tôt et rentrons tard. Notre journée de travail ne dure pas de 9 h à 17 h, mais plus probablement de 6 h à 22 h.

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Il est essentiel que les voyageurs d’affaires à court terme préservent l’inviolabilité du week-end et prennent le temps de nouer des amitiés stables en-dehors du travail. Les employeurs ont également le devoir de protéger le bien-être mental de leurs employés. Ils doivent apporter un soutien émotionnel et psychologique à ceux qui voyagent fréquemment en raison de la nature de leurs fonctions.

3. Tous les voyages ne sont pas nécessaires

Bienvenue dans l’ère du numérique !

Une réunion sur Skype, une conférence sur Internet ou par téléphone peuvent souvent remplacer un voyage.

Une réunion sur Skype, une conférence sur Internet ou par téléphone peuvent souvent remplacer un voyage. Si la durée de votre voyage est d’une journée, posez-vous la question : ce voyage pourrait-il être évité en réalisant un appel vidéo ? Ce ne sera pas toujours le cas. Mais les voyageurs fréquents oublient souvent de soupeser les autres options, attrapés par leur routine de déplacements.

La plupart des entreprises possèdent les équipements nécessaires à la tenue de réunions téléphoniques face à face, moyennant quelques directives simples. Il n’y a aucune raison pour qu’un participant virtuel obtienne moins de résultat qu’un participant physique.

Cette approche plus critique du voyage a des implications environnementales et financières évidentes. Vous devez parfois être présent physiquement, mais si un seul voyage peut être remplacé par un appel, c’est déjà un pas dans la bonne direction. La plupart des employeurs ont des politiques souples en matière de télétravail.

Il n’est donc plus surprenant ni extraordinaire de tenir des réunions au bout d’un combiné. Mettez la technologie à votre service et restez une semaine complète à la maison.

4. Les aspects fiscaux, mais aussi la conformité

Les voyageurs d’affaires à court terme sont un casse-tête règlementaire pour les entreprises. Si vous entrez dans cette catégorie, vous devez savoir que vous donnez du fil à retordre à l’équipe des RH. Bien peu de systèmes logiciels permettent de garder la trace de la quantité de visites effectuées, des pays visités et de la durée des déplacements.

Pour identifier les lois et règlementations locales régissant chacune de vos visites, il faudrait un système complexe, sujet à l’erreur et exigeant de votre part des rapports extrêmement précis.

Il est rare de trouver un système capable de traiter tous les aspects relatifs à la conformité. Soyez donc patient avec votre équipe de RH. Les règles en matière d’immigration sont aussi compliquées pour les VACT que les directives fiscales. Quant à l’aide juridique, elle est tout aussi coûteuse.

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5. Les urgences

Il est beaucoup plus facile de voyager à notre époque. Vous pouvez réserver un vol, un hôtel et programmer une réunion à l’intérieur d’un taxi sur le chemin de l’aéroport. Mais nous vivons également à une époque où le terrorisme frappe aveuglément pour causer un impact maximal.

Pouvoir localiser leurs employés à tout moment a été l’une des nombreuses leçons capitales que les entreprises ont tirées de la tragédie du 11 septembre sur le sol américain. Les épisodes terroristes de Barcelone, Londres, Paris et Bruxelles ont prouvé que nous n’y étions pas encore arrivés.

Les VACT risquent plus que d’autres d’être négligés. Comme les gens sont habitués à ne pas les voir au bureau, ils ne sont pas surpris quand ils sont injoignables.

Les VACT risquent plus que d’autres d’être négligés

Vous ne pouvez pas vous permettre de déléguer cette responsabilité. Assurez-vous que votre calendrier public indique où vous vous trouvez à tout moment. Précisez aux personnes de votre bureau où vous serez. En cas de changement de dernière minute, informez-en vos collègues.

Facilitez la tâche de vos collègues afin qu’ils puissent vous joindre si besoin. Mettez à jour les coordonnées des personnes et des proches à contacter en cas d’urgence.

6. Equilibre vie professionnelle/vie privée

Les voyageurs d’affaires à court terme risquent de perdre le contact avec la vie au bureau et les politiques de l’entreprise. Etant donné qu’ils vont d’un endroit à l’autre, ils peuvent manquer des changements importants affectant la structure de l’entreprise ou des changements subtils de philosophie.

Conserver un équilibre raisonnable entre la vie et le travail signifie que le temps social passé avec vos collègues est souvent réduit et que votre réseau professionnel interne en souffre. C’est particulièrement probant dans les petites et moyennes entreprises où un petit changement peut avoir un grand impact. Existe-t-il des rumeurs d’une fusion imminente ?

Les bavardages de bureau, s’ils peuvent être nocifs, poursuivent l’objectif très utile de réduire l’impact d’un changement

Une restructuration est-elle possible ? Existe-t-il une nouvelle stratégie de produit ? Les bavardages de bureau, s’ils peuvent être nocifs, poursuivent l’objectif très utile de réduire l’impact d’un changement.

En tant que VACT, vous devez gérer votre agenda pour ne pas perdre votre réseau et avoir des heures de travail normales assis derrière un bureau, absorbé par la culture d’entreprise. De cette façon, vous aurez des réseaux dans votre pays et dans les bureaux que vous visiterez. N’attendez toutefois pas qu’il soit trop tard.

7. La culture

Les voyageurs d’affaires à court terme sont le pan le plus mobile d’une entreprise. Mais ce sont souvent des personnes dépourvues de préparation interculturelle officielle. Un expatrié à long terme aura reçu une formation interculturelle. Cependant, un VACT, qui visite trois ou quatre pays régulièrement, se voit rarement offrir l’opportunité de développer des compétences interculturelles.

Il est sans doute encore plus important pour les personnes qui plongent dans une culture pour en sortir rapidement d’être conscients des attitudes et valeurs clé de ces pays. Ces VACT n’ont pas le temps de reconstruire les relations détériorées avant de se rendre dans le pays suivant. Bien faire les choses, dès le début, est donc primordial.

Le nombre des voyageurs d’affaires à court terme a augmenté alors que les entreprises cherchent à réduire le coût des expatriations à long terme

Pour ceux qui visitent de nombreux pays, un panorama approfondi de chaque pays associé à des compétences interculturelles solides est un supplément essentiel dans la boîte à outils du voyageur. Les personnes voyageant dans un nombre limité de pays doivent approfondir leurs connaissances de ces pays afin de découvrir comment être plus efficaces.

Le nombre des voyageurs d’affaires à court terme a augmenté alors que les entreprises cherchent à réduire le coût des expatriations à long terme. Cette tendance ne semble pas s’inverser. Dans une guerre des talents, nous devons nous occuper de chaque employé et des ressources précieuses qui portent notre activité sur des marchés étrangers et vulnérables.

L’employeur et le voyageur, lui-même, partagent une responsabilité : ils doivent s’assurer que le VACT est soutenu physiquement, émotionnellement et légalement.