Les équipes virtuelles et managées à distance sont aujourd’hui devenues un phénomène courant dans toutes les entreprises internationales. Bien que les équipes virtuelles permettent aux entreprises de recruter les meilleurs talents sans avoir à se soucier de leur situation géographique, elles posent aussi un certain nombre de défis. La confiance est un des éléments clés qui permettent à une équipe de travailler avec efficacité. Dès lors, il est essentiel de pouvoir répondre à cette question : comment instaurer la confiance et créer un environnement de travail inclusif au sein des équipes virtuelles ?

Il est vrai que les équipes virtuelles et managées à distance peuvent permettre de créer un lien privilégié entre des personnes dotés de compétences uniques, de manière à atteindre un objectif commun.

Des études ont montré qu’en remplaçant des équipes physiques par des équipes virtuelles, et en faisant ainsi en sorte que la localisation ne soit plus ni un obstacle, ni une entrave, la rapidité d’exécution et l’agilité desdits groupes s’en trouvaient démultipliées. Cependant, une telle amélioration n’est constatée qu’à la condition que l’environnement dans lequel évolue l’équipe virtuelle n’ait été conçu de manière à favoriser des relations de confiance.

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Par ailleurs, le fait de collaborer de manière virtuelle est un moyen de valoriser les différents membres de l’équipe. Ils peuvent travailler en toute indépendance depuis n’importe quel lieu de leur choix et sont à la fois plus motivés et plus impliqués dans le projet.

Néanmoins, en dépit de ces multiples avantages, le passage d’une équipe physiquement présente à une équipe virtuelle s’avère semé d’embûches. Cela amène de nombreuses équipes virtuelles à sous-performer ou même à aller droit dans le mur. C’est pourquoi il est plus que jamais essentiel de nos jours d’instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles.

Certains échecs s’avèrent dus à des erreurs de management, à des workflows mal définis et, dans une plus large mesure sans doute, à des procédures non clarifiées. Des outils inefficaces et inadéquats ont un impact non négligeable sur la productivité et l’efficacité des équipes. Enfin, les malentendus et erreurs de communication d’ordre culturel peuvent provoquer une baisse du taux de réussite de ces projets.

Les managers d’équipes virtuelles ont la responsabilité de constituer un groupe capable de forger des relations productives et durables

Les managers d’équipes virtuelles ont la responsabilité de constituer un groupe capable de forger des relations productives et durables. Ces derniers savent que l’élaboration d’un environnement où règnent la confiance, l’esprit de collaboration et une bonne communication avec les collègues à distance peut faire la différence entre une équipe qui réussit et une équipe en échec.

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La notion de confiance entre très rapidement en ligne de compte lors de la constitution d’une l’équipe.

Imaginez que vous soyez en train de faire passer un entretien à un nouveau membre de votre équipe virtuelle.

Vous avez posé toutes les questions d’usage en de telles circonstances afin d’évaluer sa personnalité et sa possible compatibilité avec le reste de l’équipe. Vous lui avez soumis un problème mathématique pour voir s’il pouvait mener un raisonnement sans paniquer malgré la pression, vous avez testé sa connectivité, vous l’avez peut-être même soumis au jeu du parachute pour voir s’il pouvait se conformer à l’esprit d’équipe que vous souhaitez encourager. Et pourtant, le facteur décisif qui influera le plus sur votre décision finale sera bien souvent de nature instinctive et reposera sur votre perception de sa fiabilité, de son adéquation avec l’esprit de l’équipe et de la confiance que vous pensez pouvoir lui accorder.

Vous ne pouvez faire confiance qu’à vous-même pour prendre la bonne décision. Vous n’avez pas d’autre choix que de croire à la véracité de qu’il vous dit et de subodorer qu’il s’adresse à vous en toute transparence.

Lui faites-vous confiance lorsqu’il s’engage à faire de son mieux ? Et au-delà de ça, pensez-vous pouvoir instaurer la confiance au sein d’une équipe virtuelle ?

La confiance

Elle est précieuse, instable et essentielle au succès de votre équipe, tant en présentiel qu’en virtuel.

Pensez donc à toutes les dimensions relatives à la confiance et qui sont indispensables au bon déroulement d’un projet :

  • La confiance entre l’équipe et l’entreprise pour laquelle elle travaille

Un but commun a été problématisé et clairement défini, et les objectifs correspondants sont a priori atteignables.

  • La confiance entre l’équipe et son manager

Un dirigeant se doit d’avoir une vision claire des compétences de chacun des membres de son équipe

Un dirigeant se doit d’avoir une vision claire des compétences de chacun des membres de son équipe, de même que des différents aspects du projet qu’il faudra traiter en priorité. En fin de compte, il est chargé d’instaurer la confiance à distance au sein de l’équipe tout en étant capable d’adapter et de réorienter les efforts de cette dernière, de motiver et de développer le potentiel de chacun de ses membres et de faciliter la communication dans le groupe.

  • La confiance entre les différents membres de l’équipe

Les responsabilités de chacun, l’ouverture culturelle et le respect mutuel sont trois éléments qui contribuent à forger un sentiment de réciprocité et d’appartenance à une communauté.

La capacité à construire une culture propre à une équipe virtuelle et qui soit basée sur une relation de confiance, un objectif commun et la promotion d’échanges durables et productifs, est considérée par de nombreuses entreprises multinationales comme un idéal à atteindre sur le long terme. Mais c’est aussi un des plus grands défis posés par les équipes virtuelles, comme le montre le nombre d’échecs enregistrés à ce jour.

Nous devons à Gartner d’avoir introduit la notion des quatre piliers de la confiance censés assurer le bon fonctionnement des équipes virtuelles. Presque 16 ans plus tard, ces quatre piliers s’avèrent toujours aussi pertinents et nous aident à élaborer au quotidien des systèmes pour construire et maintenir la confiance au sein des équipes virtuelles.

Instaurer la confiance dans les équipes virtuelles : 10 éléments clés à connaître !

Découvrez 10 éléments clés développés à partir des recommandations de Gartner et visant à instaurer la confiance au sein des équipes virtuelles. Cela vous aidera à maintenir leurs performances afin qu’elles restent efficaces, productives, et que leurs efforts soient couronnés de succès.

 1.  La fiabilité

Soyez fiable. L’équipe a été constitué avec soin sur la base d’un éventail de compétences variés, ainsi que de traits de personnalité et de styles de communication divers. Si les membres de l’équipe font preuve de fiabilité, le manager peut anticiper les performances de chacun et s’arranger pour respecter les échéances et les dates de rendus en fonction de ces paramètres.

2.  La cohérence

Soyez prévisible et cohérent. Chaque membre de l’équipe doit être traité avec respect, et les workflows et protocoles en vigueur doivent être appliqués de manière cohérente par tout le monde, sans exception.

3.  La conformité

Exprimez le fond de votre pensée et veillez à vous y conformer dans vos actions.

4.  La réciprocité

Incarnez le chef d’équipe. Le « je » n’a pas lieu d’être au sein d’une équipe, c’est bien connu. Le succès de cette dernière repose sur l’ensemble du groupe.

En fonction des affinités que nous avons avec chacun et de notre instinct naturel, qui peuvent avoir un impact considérable sur nos premières impressions, il peut nous arriver d’accorder rapidement notre confiance à quelqu’un. Or, nous avons tendance à davantage faire confiance aux individus qui, selon nous, nous ressemblent le plus.

« L’objectif de l’équipe doit être clairement défini et relié aux responsabilités et aux tâches de chaque individu ».

5.  La confiance

La confiance peut s’effondrer si vous commencez à introduire le doute

Montrez que vous faites confiance à chaque membre de l’équipe. Chacun d’eux a été choisi sur la base de ses compétences, de son expérience et de sa personnalité, afin de jouer un rôle clé au sein de l’équipe. La confiance peut s’effondrer si vous commencez à introduire le doute. Récompensez et faites l’éloge des actions accomplies par les différents membres de votre équipe en vous concentrant sur le rôle qu’ils ont joué dans le succès du groupe.

6.  Le sens des responsabilités

Insistez sur la progression effective des membres de l’équipe et fournissez à ceux qui sous-performent un accompagnement individuel afin de les aider à se reprendre en main. Aucun membre de l’équipe ne souhaite que sa charge de travail soit augmentée sous prétexte qu’un autre membre esquive certaines responsabilités ou profite du système.

« La confiance se construit au fil du temps et peut s’effondrer en quelques minutes à peine. La responsabilisation des membres de l’équipe a un coût : ils doivent être en mesure d’assumer aussi bien leurs actions positives que leurs erreurs. »

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7.  La transparence

Partagez en toute transparence les informations dont vous disposez avec votre équipe. Le planning, les avancées relatives au projet en cours et le statut de chaque tâche doivent pouvoir être consultés à tout moment par les différents membres du groupe.

8.  Les outils collaboratifs

Choisissez les applications les plus adaptées au fonctionnement de votre équipe. Dans le cas contraire, il vous sera très difficile de collaborer efficacement à distance. Les équipes virtuelles ont besoin de se reposer sur une infrastructure qui leur permet de se concentrer sur l’atteinte de leurs objectifs. Des outils tels que les fichiers partagés ou les documents collaboratifs jouent un rôle central dans ce processus.

9.  Les relations interpersonnelles

Prenez le temps de socialiser à distance. Les équipes virtuelles ont besoin de pouvoir disposer de canaux de communications efficaces pour remplacer les interactions sociales qu’ils pourraient avoir dans un environnement réel.

Soyez inventif et n’hésitez pas à consacrer du temps et de l’énergie à construire de tels rapports entre vos collaborateurs

Un manager se doit d’encourager les prises de contact personnelles en invitant les membres de l’équipe à échanger des informations plus personnelles telles que la façon dont s’est passé leur weekend ou à quand remonte leur dernier vrai fou rire. Soyez inventif et n’hésitez pas à consacrer du temps et de l’énergie à construire de tels rapports entre vos collaborateurs : cet investissement vous permettra de forger des relations durables et solides.

Les échanges virtuels permettent l’émergence de conversations informelles et les relations peuvent se construire sur la base de centres d’intérêts communs. La qualité des échanges entre les différents membres de l’équipe peut faire la différence entre des objectifs atteints et non-atteints.

10.  L’engagement

Améliorez l’engagement de vos équipes de manière à atteindre les objectifs fixés par le manager. Les divers membres du groupe ont besoin d’être réellement impliqués pour pouvoir respecter les échéances qui leur sont imposées. Faites en sorte de leur fournir les informations nécessaires pour comprendre la stratégie globale du projet et la manière dont leurs tâches respectives s’intègrent à ce plan d’action.

Le télétravail et le management à distance ne sont pas prêts de disparaître. Les horaires de travail de plus en plus flexibles, une attention accrue portée à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle et la liberté de pouvoir travailler où et quand on le souhaite sont des tendances qui ne peuvent que s’accentuer. C’est le prix à payer pour pouvoir recruter les meilleurs profils du marché. Si vous souhaitez réellement instaurer la confiance au sein de vos équipes virtuelles, il vous faudra repenser votre stratégie en termes de management et de communication.