Compte Personnel de Formation : comment accompagner vos salariés après la réforme ?

La réforme de la formation professionnelle, initiée en 2018 par Muriel Pénicaud, ministre du Travail, a été mise en application à partir du 1er janvier 2019. Le fonctionnement du Compte Personnel de Formation (CPF) a notamment été revisité afin de faciliter l’accès à la formation professionnelle pour tous les actifs. Découvrez dans cet article quelles sont les conséquences de ces changements pour les responsables RH et les chargés de formation !

Le CPF fait peau neuve : découvrez ses principales évolutions !

Le CPF après la réforme, qu’est-ce que ça donne ?

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Si son nom demeure inchangé, son fonctionnement a connu avec la Loi pour la Liberté de choisir son Avenir Professionnel des évolutions importantes :

  • Le CPF est désormais crédité en euros et non plus en heures
  • Le processus d’éligibilité des formations a changé
  • Le CPF de Transition remplace le Congé Individuel de Formation (CIF)
  • Les différents organismes en charge du CPF – notamment les OPCA – changent de rôle ou laissent leur place à de nouveaux interlocuteurs
  • Une nouvelle interface en ligne va voir le jour pour faciliter l’accès au CPF

Toutefois, certains principes fondamentaux du CPF ont été conservés. Ce dernier reste attaché à la personne et non au contrat de travail ou à toute autre entité.

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Formation professionnelle : tout savoir sur la réforme 2019 !

Par ailleurs, les heures de DIF (Droit Individuel à la Formation) peuvent toujours être ajoutées au CPF, et ce, jusqu’au 31 décembre 2020. Enfin, outre le fait d’avoir été rebaptisé CPF de Transition, le dispositif conserve globalement les mêmes objectifs que le CIF.

Profitez d’un accès facilité à la formation via le CPF

Réforme 2019 : une application dédiée en préparation

Le gouvernement a annoncé la mise en ligne en octobre 2019 d’une application mobile spécifiquement dédiée au CPF. Chaque actif pourra ainsi accéder en quelques clics à son compte ainsi qu’aux informations suivantes :

  •  Le nombre d’heures acquises sur son CPF
  • Les formations éligibles au CPF
  • La qualité des formations proposées
  • Les modes de financement possibles
  • Les modalités d’inscription
  • La possibilité de payer sa formation en ligne

Toutes les informations seront ainsi centralisées sur une seule et même plateforme. Il sera par conséquent plus facile d’accompagner les salariés dans leurs démarches et de les conseiller sur la base d’informations fiables et faciles d’accès.

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Comment s’alimente désormais le Compte Personnel de Formation ?

Changement phare de la réforme, les heures de CPF sont aujourd’hui décomptées en euros (une heure équivaut à 15 euros).

Les heures de DIF (Droit Individuel à la Formation) peuvent toujours être ajoutées au CPF, et ce, jusqu’au 31 décembre 2020

Chaque CPF est donc crédité tous les ans de 500 euros dans la limite de 5000 euros (8000 euros pour les actifs les moins qualifiés). Des cas d’abondement sont également prévus dans le cadre du CPF après la réforme.

Le financement du CPF se voit facilité par la réforme dans la mesure où toutes les possibilités de financement seront consultables en ligne sur l’application CPF. Plus besoin de contacter l’OPCA pour connaître les modalités de financement des projets de vos salariés : toutes les données seront accessibles en quelques clics.  

L’éligibilité des formations, un point crucial de la réforme

Avant la réforme, il était nécessaire de consulter plusieurs listes régionales et nationales pour déterminer quelles formations étaient éligibles au CPF. Un processus qui pouvait s’avérer long et difficile… Et qui appartient désormais au passé !

Aujourd’hui, toutes les formations éligibles au CPF sont répertoriées dans le RNCP (Référentiel National des Certifications Professionnelles). Ce dernier sera également consultable sur l’application CPF. La réforme tend ainsi à donner accès à un plus large choix de formations certifiantes, centralisées et faciles d’accès :

  • Certifications professionnelles
  • VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
  • Bilans de compétences
  • Permis B et permis poids lourds
  • Formations pour les créateurs d’entreprise ou repreneurs
  • Formations pour les bénévoles et personnes réalisant un service civique

Un contrôle qualité au top avec le nouveau Compte Personnel de Formation

La Loi sur la Liberté de choisir son Avenir Professionnel s’est également fixé comme objectif de mieux contrôler la qualité des formations proposées. Muriel Pénicaud a ainsi annoncé la création d’une Agence de régulation nationale, France Compétences, chargée de contrôler le prix et la qualité des formations sur la base d’un cahier des charges rigoureux.

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Par ailleurs, les actifs auront aussi la possibilité de noter et d’évaluer via des commentaires les formations qu’ils auront suivies via l’application CPF. Il sera dès lors plus facile de conseiller les salariés sur la pertinence de telle ou telle formation pour mener à bien leur projet.

Comment accompagner vos employés dans l’utilisation de leur CPF ?

En tant que Responsable RH ou chargé de formation, vous vous devez de traiter les demandes internes de formation de vos salariés et de les aiguiller dans leur projet.

Les actifs auront aussi la possibilité de noter et d’évaluer via des commentaires les formations qu’ils auront suivies via l’application CPF

Avec le CPF post-réforme, les informations relatives à la formation professionnelle deviennent beaucoup plus accessibles. Il est donc plus facile pour vous de les orienter et de les conseiller sur la base de données fiables et pertinentes. Mais concrètement, quelles sont les démarches à effectuer pour aider vos collaborateurs ?

RH et Chargés de formation : comment bien conseiller vos salariés ?

Les responsables RH et les chargés de formation jouent un rôle clé dans l’accompagnement des salariés relativement à l’utilisation de leur CPF. Ce rôle de conseiller privilégié de vos collaborateurs intervient tout au long de la mise en place du projet de formation. Votre aide peut donc s’avérer cruciale lors de ces différentes étapes :

  • L’activation du compte CPF par le salarié
  • La co-construction du projet de formation
  • La validation d’un accord entre l’entreprise et l’employé sur le projet de formation et un éventuel abondement
  • Le choix de l’organisme de formation
  • La validation du devis et du programme de la formation
  • La demande de financement
  • La constitution du dossier

Trouver un accord avec vos salariés : 2 délais à respecter

Si un salarié souhaite réaliser une formation sur son temps de travail, il doit demander l’accord de son employeur. Or, des délais doivent être respectés tant par l’employé que par l’entreprise :

  • Le salarié doit soumettre sa demande 60 jours calendaires avant le début de la formation si celle-ci dure moins de 6 mois, et 120 jours calendaires avant son commencement si elle est d’une durée supérieure à 6 mois
  • L’entreprise doit répondre à l’employé dans un délai de 30 jours calendaires à réception de sa demande

A noter que l’absence de réponse de la part de l’entreprise dans le délai qui lui est imparti vaut acceptation de la demande.

La réforme impose 3 changements clés d’interlocuteurs

Le CPF après la réforme implique également des changements d’interlocuteurs :

  1. A partir de 2020, c’est la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) qui se chargera de la gestion des dossiers CPF – c’est donc à cet organisme qu’il faudra adresser les demandes de vos salariés
  2. Les OPCA deviennent des OPCO (Opérateurs de Compétences) et n’ont désormais plus le même rôle : ils prennent en charge le financement des centres de formation des apprentis et le développement de la formation dans les PME de moins de 50 employés
  3. Les Commissions Paritaires Interprofessionnelles Régionales (CPIR) remplacent les Fongecif dès 2020 et prennent en charge le financement des Projets de Transition Professionnelle (PTP) dans le cadre du CPF de Transition

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Quels leviers pour optimiser le budget de formation linguistique ?

Lorsque vos collaborateurs ont opté pour une formation et que vous avez validé ensemble son projet, il est nécessaire de fournir un certain nombre de pièces justificatives afin de constituer le dossier CPF :

  • Le formulaire de demande de formation dûment rempli
  • Le programme et le devis de la formation
  • Les justificatifs des heures de DIF enregistrées sur le compte CPF concerné
  • Un document indiquant si la formation se déroule en tout ou partie sur le temps de travail ainsi que l’accord de l’employeur validant une autorisation d’absence
  • Les derniers bulletins de salaire du salarié

Pendant la période de transition 2019, ces documents sont à envoyer aux OPCA, comme auparavant. A partir de 2020, votre interlocuteur privilégié sera la Caisse des Dépôts et Consignations.

Vous avez désormais toutes les clés pour bien accompagner vos collaborateurs dans le cadre de ce nouveau CPF !