Parmi vos meilleurs employés, nombreux sont ceux qui ne viennent pas au bureau, ne se retrouvent pas à la machine à café et ne participent pas à la vie de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement parce que bon nombre de vos meilleurs éléments sont des employés à distance. Ils sont basés quelque part dans le vaste monde, parfois dans le même pays que vous, parfois à des dizaines de milliers de kilomètres.

Le développement du phénomène des employés à distance est une des grandes métamorphoses qui s’est imposée dans le monde du travail au cours des vingt dernières années. Les avancées technologiques, la couverture internet de plus en plus performante et l’aspiration à un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle sont trois des raisons qui ont poussé un grand nombre d’employés à opter pour le travail à distance.

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Par ailleurs, les employeurs ont eux-mêmes reconnu les avantages que cette nouvelle forme de travail, plus flexible et dynamique, pouvait représenter pour les entreprises. Et pourtant, tout ne va pas pour le mieux dans le meilleur des mondes. Les RH et les managers doivent être formés et apprendre de nouvelles techniques managériales afin de pouvoir manager les employés à distance avec succès.

Managers, découvrez six conseils à suivre pour triompher des défis posés par le travail à distance.

1. La confiance avant tout

La confiance est essentielle. En réalité, il ne s’agit pas seulement de recruter des personnes en qui vous pouvez avoir confiance, il s’agit d’avoir suffisamment confiance dans vos propres capacités pour pouvoir engager des employés à distance.

Le fait de constituer une équipe à distance et de toujours avoir des soupçons sur la bonne foi de ses membres est complètement contreproductif pour l’équipe en question. Au contraire, cela risque de favoriser l’émergence d’un environnement toxique et de démotiver vos employés.

Faites donc savoir à vos employés à distance par quels moyens ils peuvent gagner votre confiance, et sachez faire preuve de réciprocité. Car le fait de construire un environnement où règnent la confiance et la collaboration permet de forger des relations durables et fécondes.

2. Focalisez-vous sur les tâches accomplies, non sur les heures accumulées

Les managers qui valorisent le nombre d’heures passées au bureau plutôt que les objectifs atteints finissent par perdre leurs meilleurs talents. Et de tels départs sont encore plus fréquents si ledit talent travaille à distance.

Tâchez de déterminer combien de temps est nécessaire pour effectuer chaque tâche et réalisez un suivi régulier.

Vous pouvez ainsi vous assurer que vos employés à distance ont toujours quelque chose à faire et discuter en toute connaissance de cause de leur charge de travail. Surtout ne faites pas l’erreur d’évaluer leurs performances à l’aune du nombre d’heure qu’ils auront passé devant leur ordinateur.

Si vous voulez manager les employés à distance de manière efficace, misez sur le leadership empathique.

Les employés à distance ne devraient pas redouter de prendre des jours d’arrêt maladie lorsqu’ils ne sont pas en état de travailler

Pour les employés rémunérés à l’heure, il peut parfois être pertinent de signer un relevé hebdomadaire, mais cela ne doit pas vous empêcher de rester ouvert à la possibilité d’autres horaires si les tâches sont effectuées avec efficacité.

3. Prenez le temps de communiquer clairement

Les employés qui travaillent dans vos locaux pourront évaluer à votre attitude s’ils ont besoin d’améliorer leurs performances, tandis que vos employés à distance ne peuvent se baser que sur votre dernier email ou sur votre brève apparition lors de la dernière réunion virtuelle à laquelle vous avez assisté. Or les échanges virtuels ne permettent pas toujours de bien saisir les émotions de son interlocuteur.

C’est pourquoi il vous faut être clair lorsque vous attribuez une tâche à quelqu’un, lorsque vous lui expliquez quelque chose ou lorsque vous lui faites des retours sur une tâche donnée.

Certains managers sont déjà tellement débordés qu’ils ne trouvent pas le temps d’écrire de longs emails ou de passer des coups de téléphone. Pourtant, une communication claire est un élément clé lorsque l’on est amené à manager des employés à distance.

Faites particulièrement attention lorsque vous fixez :

  • Des échéances
  • L’articulation des différentes tâches d’un projet
  • Un chef de projet
  • Les modalités de mise à jour d’un projet

Encore plus important, assurez-vous que vos employés savent pourquoi ils font ce que vous leur avez demandé de faire. Expliquez-leur en quoi ces tâches permettent à l’équipe d’atteindre ses objectifs. Donnez du sens au travail de vos employés à distance et vous verrez qu’ils seront plus motivés que jamais.

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4. Utilisez les bons outils

Lorsqu’on en vient à manager des employés à distance, il est primordial de ne pas regarder à la dépense afin de s’équiper de bons outils.

Mieux encore, votre entreprise devrait investir dans des outils en ligne visant à faciliter la communication relative à vos opérations quotidiennes.

Voici quelques exemples d’outils très performants permettant de rationaliser les charges de travail et de rendre vos employés à distance plus efficaces :

  • Outils de gestion de projet (Basecamp, Teamwork, Trello etc.)
  • Messageries professionnelles (Outlook, Gmail etc.)
  • Messageries instantanées pour des communications rapides (Slack, Twist, Hangouts, Microsoft Teams, Chatwork etc.)
  • Outils de visioconférence pour les réunions virtuelles (UberConference, ZOOM, Skype, Hangouts etc.)
  • Outils de stockage et de partage de documents (Dropbox, Google Drive, Sharepoint)
  • Outil de gestion des mots de passe (LastPass)

5. Processus et procédures

Si cela fait un moment déjà que vous managez une équipe en présentiel, vous pouvez avoir l’illusion que tout est sous contrôle. Mais s’il vous arrive d’accueillir un nouveau membre dans l’équipe et que celui-ci travaille à distance, il peut s’avérer utile de lui fournir une feuille de route.

Il est important de leur donner des renseignements sur l’utilisation des outils que vous leur fournissez, sur les modes de communication à privilégier 

Par exemple, si vous voulez éviter que votre boite de messagerie soit envahie par des emails d’importance secondaire, faites savoir à votre équipe que vous ne souhaitez recevoir que des messages professionnels.

Tout le reste peut être exprimé à travers l’outil de messagerie instantanée. Il est également essentiel de clarifier les procédures relatives aux mots de passe ainsi qu’au stockage et au partage de documents.

La bonne nouvelle, c’est que vous n’aurez besoin de clarifier ces procédures qu’une seule fois. Si vous négligez de le faire, il deviendra très difficile de manager vos employés à distance et de tirer le meilleur parti possible de leurs compétences.

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6. Privilégiez les échanges vidéo

Certains managers préfèrent les communications rapides. Pourquoi perdre 15 minutes en réunion si la tâche peut être effectuée en 2 minutes en envoyant un simple message ?

Et pourtant il y a une bonne raison à cela : le fait de privilégier le format vidéo ne se limite pas à échanger des informations. Cela permet à votre employé à distance de se sentir plus impliqué.

Sinon, vous courez le risque de voir vos employés en télétravail prendre progressivement de la distance vis-à-vis de l’entreprise, perdre peu à peu le contact avec ses objectifs professionnels, avec les valeurs de la société, et enfin avec l’équipe. Si cela se produit, il vous faudra agir vite pour les ramener parmi vous, même s’il ne s’agit que d’une implication virtuelle. Car après tout, nous avons tous besoin d’appartenir à un groupe.

La visioconférence aide les employés à distance à développer un sentiment d’appartenance à l’équipe, dans sa dimension humaine

Echanger des messages avec un ordinateur ne peut pas être le seul canal de communication existant entre l’employé à distance et l’entreprise. Assurez-vous également de prévoir des « pauses café virtuelles » pour vos collaborateurs.

N’oubliez pas de passer un peu de temps en début de réunion pour échanger des propos informels et faciliter les interactions sociales, comme vous le feriez lors d’une réunion en présentiel. L’identité de l’équipe ne peut se forger qu’à travers des moments de sociabilité à caractère non professionnel.

Ce qu’il faut retenir

Le travail à distance connaît un essor sans précédent et vous ne pourrez pas y échapper. Si l’on en croit les statistiques du Global Workplace Analytics, entre 80% et 90% des employés apprécient de travailler en dehors de leur bureau. Et après tout, si l’on y réfléchit bien, pourquoi devrait-on s’embêter à se rendre au bureau de 9h à 18h lorsque l’on peut s’installer dans un café en bord de mer et écrire un rapport tout en prenant le soleil ?

Vos employés à distance ne sont pas physiquement présents au bureau – c’est pourquoi vous devez arrêter de faire comme si c’était le cas. Relevez les défis posés par ce nouveau mode de communication et adoptez de nouveaux mécanismes managériaux. Apprenez à mieux manager afin de tirer le meilleur parti des compétences de vos employés à distance – vous verrez que les résultats en termes de productivité ne se feront pas attendre.