Tout le monde comprend la nécessité de se lancer dans des projets de transformation digitale. De nombreuses entreprises disposent désormais de la technologie et des logiciels nécessaires pour aider leurs employés à travailler en dehors de l’environnement traditionnel du bureau, et ce sans entraver la productivité. Après tout, selon Forbes (étude en anglais), 70% des entreprises ont une stratégie de transformation digitale ou s’emploient à en mettre une en place.

Toutefois, les entreprises sous-estiment souvent le temps nécessaire pour mettre en place une stratégie de transformation digitale et en assurer l’adoption effective. Bien souvent, ce n’est pas la technologie qui est souvent négligée, mais l’aspect humain du processus.

Cela devient d’autant plus vrai lorsque les entreprises sont obligées de mettre en place de manière soudaine des stratégies de travail à distance, comme c’est le cas avec la crise sanitaire mondiale actuelle. La réponse à la récente épidémie de coronavirus a obligé les entreprises à créer des plans d’urgence et à préparer leurs employés à travailler à domicile. Dans certains pays comme l’Italie, le Danemark ou la France, gérer le travail à distance est désormais une nécessité du fait de la fermeture des écoles et des recommandations aux gens de rester chez eux.

Cela a bien sûr d’énormes répercussions sur les économies locales et mondiales et les entreprises ne peuvent pas simplement fermer leurs portes tant que le virus n’a pas disparu.

Chez Learnlight, nous ne nous contentons pas de soutenir nos clients dans leur transformation digitale, y compris dans l’aspect humain, nous le vivons également sur notre lieu de travail.

Avec environ 300 employés, Learnlight compte environ un tiers d’employés qui travaillent à distance en permanence, y compris des membres de l’équipe de direction. Cela signifie-t-il qu’ils sont moins productifs que leurs collègues de bureau ? Au contraire, les études suggèrent que les distractions nombreuses de l’open space ou les horaires stricts de bureau ne favorisent pas la productivité au travail, selon Forbes.

Cependant, une chose que les entreprises doivent vraiment prendre en considération est l’aspect humain du travail à distance. Passer un jour par semaine à travailler à domicile n’est pas la même chose que de travailler à distance semaine après semaine lorsqu’on est habitué à un environnement de bureau sociable. Il faut parfois des mois pour trouver la bonne communication et la bonne organisation quotidienne pour optimiser sa productivité. Comme le mentionne l‘article de Portail RH RI sur le travail à distance et la santé mentale, les employés se sentent généralement isolés, paranoïaques et ont besoin de prouver qu’ils sont connectés et qu’ils ne se relâchent pas au travail. Cela s’ajoute au défi global que les responsables RH doivent déjà relever pour assurer une bonne santé mentale sur le lieu de travail.

Par conséquent, comment les entreprises peuvent-elles se débrouiller quand le travail à distance est soudainement imposé ?
 

Une communication efficace est essentielle pour assurer un travail à distance productif

La technologie et les processus sont importants mais une communication efficace est essentielle. Voici quelques éléments à prendre en considération:

  1. Veillez à ce que chacun connaisse les principaux objectifs du trimestre et qu’ils soient visualisés et facilement accessibles, même si tout le monde travaille à domicile
  2. Établissez la confiance avec vos employés avant qu’ils ne commencent à travailler à distance : faites-leur clairement comprendre que vous leur faites déjà confiance pour travailler de la même manière que s’ils étaient au bureau
  3. Veillez à ce que les managers s’entretiennent régulièrement avec leurs subordonnés directs
  4. Utilisez des logiciels sociaux pour maintenir le flux des conversations (Slack, Teams, Skype…)
  5. Encouragez les rencontres sociales structurées en ligne
  6. Assurez-vous d’avoir des règles concernant l’accès et le stockage des documents

Des objectifs clairs pour donner de la clarté et de l’orientation

S’il est facile de supposer que les objectifs de l’entreprise sont clairs, le travail à distance est une bonne occasion de rappeler les objectifs de la période en cours. Il est particulièrement important de partager un plan clair et démontrable lorsque des événements inattendus se produisent. Gardez ces objectifs clairs et visibles, ne supposez pas qu’un email ou un appel téléphonique suffira pour que les gens puissent travailler efficacement depuis chez eux.

Etablir la confiance dès le départ

La confiance est très importante pour l’employeur et l’employé lorsqu’ils travaillent à domicile. Si les employeurs doivent avoir confiance dans le fait que leurs employés travailleront à distance, cela reste avant tout une hypothèse. Cette confiance doit encore être démontrée par le supérieur hiérarchique à l’employé.

  • Assurez-vous que les personnes comprennent qu’il est normal de ne pas être continuellement actif sur les plateformes de discussion de l’entreprise, de la même manière qu’au bureau, vous devrez peut-être aller chercher un espace tranquille pour vous consacrer à une tâche
  • Expliquez clairement que les gens n’ont pas besoin de répondre immédiatement aux emails pour prouver qu’ils sont en ligne – s’ils regardent les emails, ils ne sont peut-être pas les plus productifs
  • Utilisez des outils et des logiciels de collaboration, afin de faciliter l’avancement des tâches

S’assurer que les managers s’entretiennent régulièrement avec leurs subordonnés directs

Les entreprises passent souvent beaucoup de temps à essayer d’éviter que les équipes soient cloisonnées et à travailler de manière plus collaborative dans l’ensemble de l’organisation. Lorsqu’on passe au travail à distance, le risque est facile de recréer ces silos lorsque les gens s’isolent dans leur propre espace.

“Learnlight a été créé dès le premier jour pour être une entreprise virtuelle basée sur le cloud, en utilisant les systèmes, les pratiques de travail et les mesures de performance qui permettent à notre équipe de travailler depuis n’importe quel endroit dans le monde” (Rupert Hillier, COO de Learnlight).

Des contrôles fréquents permettent non seulement de garder les choses sur la bonne voie, mais aussi de s’assurer que l’employé continue à se sentir valorisé et que sa contribution est importante. Il est beaucoup plus facile de se sentir désengagé lorsqu’on travaille à distance. C’est pourquoi les dirigeants et les responsables hiérarchiques doivent encourager les interactions sociales.

Garantir les interactions sociales en ligne

Tout le monde utilise les réseaux sociaux et outils de conversation en ligne. Le fait d’avoir une plateforme sociale d’entreprise peut aider à maintenir les gens en contact les uns avec les autres, que ce soit pour collaborer sur un projet ou pour maintenir un sentiment de communauté. Le fait d’inciter les employés à utiliser ces outils sociaux pour partager des articles ou consulter les dernières informations publiées par la direction permet de créer un engagement plus important qu’un email formel. Si votre entreprise ne dispose pas encore d’un tel outil, cela prendra peut-être trop de temps avant que les employés en adoptent un nouveau. Peut-être pourriez-vous envisager de mettre en place des plateformes déjà utilisées par les employés dans leur vie personnelle et d’y créer des canaux de discussion dédiés à votre entreprise.

Il est important d’inciter les employés à interagir avec leurs collègues. Même lorsqu’ils travaillent dans le même bureau, les employés communiquent souvent par email au lieu de se parler en face à face. Avec le travail à distance, les emails peuvent avoir tendance à être sortis encore plus facilement de leur contexte.

  • Encouragez les contrôles rapides (virtuels) des projets, de manière plus fréquente. Il n’est pas nécessaire que les réunions soient longues, mais il faut que les équipes de projets restent connectées
  • Organisez une rencontre sociale structurée récurrente en ligne

C’est ce qu’a réalisé Learnlight, comme l’explique Rupert Hillier, COO de Learnlight : “Nous avons lancé un goûter virtuel mensuel pour tous les employés. C’est l’occasion de s’accorder une heure de pause et de prendre une tasse de thé tous ensemble tout en partageant des expériences. Cela permet à nos employés de se sentir connectés, engagés et valorisés”.

Learnlight adopte généralement une approche guidée des goûters virtuels afin que les séances aient un sens. Par exemple, une équipe donnée passe un certain temps à parler d’elle-même, des membres de son équipe et des projets sur lesquels elle travaille.

S’assurer d’avoir des règles sur le stockage de fichiers

Il est très important de veiller à ce que vos employés sachent clairement comment ils doivent travailler avec les documents en ligne. Afin d’éliminer les frustrations, de s’assurer que les documents ne se perdent pas et que tout le monde travaille sur le même document, il est essentiel de mettre en place certaines règles :

  • Règles relatives au contrôle des versions
  • Règles concernant le non-stockage de documents devant être partagés sur des serveurs locaux
  • Orientations concernant la dénomination des documents
  • Guides de navigation pour savoir quoi stocker et où

Il est essentiel que ces systèmes et processus soient en place et, bien qu’il faille parfois des années pour les perfectionner, une structure, des règles et des systèmes clairs permettent d’accélérer l’adoption des technologies. Cependant, l’élément humain peut être plus délicat.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, les employés travaillant à distance peuvent s’avérer plus productifs. Rupert Hillier, COO de Learnlight, confirme : “En affinant notre approche, nous avons constaté que notre personnel à domicile fait souvent preuve d’un engagement, d’une motivation et d’une productivité plus élevés, ce qui a conduit à une approche de plus en plus flexible du lieu de travail”.

Learnlight aide un grand nombre de ses clients dans leur parcours de transformation digitale. Ceci est particulièrement important lorsqu’on considère la transformation digitale de la formation, où l’on néglige souvent d’adopter une technologie et des logiciels optimaux et une pédagogie appropriée. Comme il ressort clairement de cet article, on néglige souvent dans ce domaine le support de l’aspect humain de la transformation digitale et la création d’une structure qui permette d’optimiser le travail à distance des employés.

Learnlight propose des formations spécialisées à l’intention des cadres et des employés dans la gestion de telles situations, comme la gestion d’équipes à distance, la gestion du stress, la gestion du changement et du travail virtuel à l’international.